Dịch Covid-19 trở lại với diễn biến phức tạp khiến doanh thu của doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực sụt giảm. Đây được ví như “cú đánh bồi” đối với các doanh nghiệp, ảnh hưởng đến việc sống còn và đặt ra bài toán giảm tải chi phí ngày càng cam go, đặc biệt là chi phí thuê văn phòng làm việc. Trước tình hình này, cần giải quyết bài toán của các doanh nghiệp thế nào để mang lại kết quả “win – win” ở cả bên cho thuê văn phòng và bên khách thuê văn phòng? Chắc chắn doanh nghiệp bạn phải tham khảo ngay 3 mô hình văn phòng thông minh dưới đây của W2O!
Thời Covid-19 ảnh hưởng đến lĩnh vực cho thuê văn phòng như thế nào?
Ở thời điểm dịch bệnh phức tạp, nguồn tiền là thứ duy nhất giúp duy trì hoạt động cho doanh nghiệp. Song, thời gian kéo dài khiến doanh nghiệp thất thu, tài chính cạn kiệt, các khoản phí thuê văn phòng dần trở thành gánh nặng đối với họ. Đa số các doanh nghiệp gặp vấn đề với việc thuê văn phòng tại TP.HCM, những khoản chi phí mặt bằng văn phòng đắt đỏ ảnh hưởng lớn đến hoạt động doanh nghiệp và họ đang xem xét phương án văn phòng thay thế.
Căn cứ theo báo cáo của CBRE cho biết, dịch Covid-19 đã thay đổi xu hướng thuê văn phòng của các doanh nghiệp một cách mạnh mẽ. Từ bỏ văn phòng truyền thống, họ chuyển sang những gói văn phòng thông minh nhằm cắt giảm tối đa chi phí mặt bằng. Trong đó, một số doanh nghiệp cho phép nhân viên làm việc tại nhà, hoặc chia ca lên công ty theo tuần, thu hẹp mặt bằng, thuê văn phòng nhỏ tại TP.HCM hay thậm chí trả lại toàn bộ mặt bằng văn phòng.
Lời giải nào cho bài toán thuê văn phòng thời Covid-19?
Để sống sót qua đợt Covid-19, rất nhiều doanh nghiệp đã tiến hành giảm tối đa chi phí bằng cách thương lượng giảm giá thuê với bên cho thuê. Song, đây là cách khó có thể đi lâu dài cho cả bên cung cấp lẫn bên sử dụng dịch vụ, thế nên các doanh nghiệp có thể tham khảo ngay 3 mô hình văn phòng thông minh của W2O. Vậy văn phòng thông minh là gì?
Văn phòng thông minh là gì?
Văn phòng thông minh là mô hình văn phòng áp dụng nền tảng công nghệ kỹ thuật số. Trong đó, việc áp dụng các công nghệ này sẽ làm cho môi trường làm việc vật lý trở nên tiện dụng, thuận lợi hơn cho người sử dụng. Đồng thời văn phòng thông minh còn hỗ trợ cho doanh nghiệp giảm thiểu tối đa việc lãng phí nhân lực và chi phí vận hành. Với bối cảnh công nghệ hóa, cùng dịch bệnh Covid-19 hoành hành thì văn phòng thông minh càng phổ biến với các doanh nghiệp trong nước, là giải pháp chiến lược đưa các startup khởi nghiệp thành công trong tương lai.
3 gói dịch vụ văn phòng thông minh được doanh nghiệp lựa chọn
Giải pháp văn phòng thông minh sẽ giúp bạn giải quyết mọi vấn đề khi thuê văn phòng. Mô hình này thể hiện sự linh hoạt trong việc tối ưu chi phí bằng cách chia sẻ không gian làm việc chung với nhiều người, nhiều doanh nghiệp khác. Hiện nay văn phòng thông minh tại W2O được chia làm 3 gói với các mức giá thuê văn phòng thông minh khác nhau. Điều này đảm bảo mức độ phù hợp cho nhu cầu và mục đích sử dụng của doanh nghiệp.
1. Văn phòng ảo
Chính văn phòng thông minh – văn phòng ảo là lựa chọn lý tưởng cho các Startup có nguồn vốn hạn hẹp. Đây là hình thức cho thuê một địa chỉ kinh doanh hợp pháp và địa điểm thông tin liên lạc thường trực, không cần có diện tích văn phòng làm việc thực tế. Theo đó văn phòng ảo còn có các tiện ích, dịch vụ đi kèm như: lễ tân, an ninh, số fax, email, số điện thoại, phòng họp, phòng tiếp khách…
Đặc điểm của văn phòng làm việc “Ảo” là:
- Nhân viên có thể làm việc ở bất cứ nơi nào tùy vào công việc được giao. Khi có các cuộc họp hoặc hẹn gặp đối tác, phía doanh nghiệp có thể lên văn phòng đã thuê để gặp gỡ, trao đổi.
- Cung cấp cho các công ty một văn phòng đại diện lịch sự đẳng cấp, địa chỉ đắc địa và tác phong chuyên nghiệp để xây dựng hình ảnh công ty.
- Nhân viên có thể tập trung làm những công việc quan trọng, không cần lo lắng đến các công việc khác như: lễ tân, đón khách, kê khai thuế thu nhập, an ninh…
2. Văn phòng chia sẻ
Văn phòng thông minh chia sẻ là mô hình văn phòng mở mà ở đó cung cấp các tiện ích như một văn phòng thực thụ, cho phép các khách hàng cùng sở hữu chung một văn phòng làm việc. Các cá nhân/doanh nghiệp tham gia sử dụng dịch vụ này cũng cùng chia sẻ không gian làm việc và chia sẻ chi phí với nhau.
Mô hình văn phòng làm việc chia sẻ là sự kết hợp của hai yếu tố là cộng đồng và tiện ích với những đặc điểm nổi bật:
- Doanh nghiệp nhỏ với quy mô nhỏ khoảng 4-5 người, freelancer hoặc công ty nhỏ là đối tượng tiềm năng.
- Các cá nhân và công ty cùng sử dụng chung một số những tiện ích như: máy in, nhà bếp,… đối với phòng họp và phòng tiếp khách thì công ty nên báo với chủ đầu tư cung cấp để hẹn lịch đặt phòng. Nhờ thế sẽ tránh tình trạng trùng lịch hoặc không có phòng đón khách.
- Chi phí thuê dịch vụ sẽ được tính dựa theo gói dịch vụ mà phía doanh nghiệp sử dụng. Một số gói dịch vụ nổi bật là: chỗ ngồi linh hoạt, chỗ ngồi cố định, hay còn có combo theo ngày (3 ngày cho đến một tuần).
- Tăng tính kết nối cộng đồng và mở rộng các mối quan hệ tại môi trường văn phòng làm việc chia sẻ. Chính vì có nhiều đơn vị sử dụng chung mặt bằng, do đó các cá nhân/công ty có cơ hội tiếp xúc, trao đổi và liên lạc với nhau. Tạo tiền đề để xây dựng nên các mối quan hệ làm ăn cũng như đồng nghiệp tốt đẹp.
3. Văn phòng trọn gói
Những doanh nghiệp cần sự riêng tư và mong muốn được tăng cảm giác về môi trường văn phòng làm việc chuyên nghiệp thì sự lựa chọn văn phòng trọn gói là một lựa chọn tối ưu. Ở văn phòng làm việc trọn gói, văn phòng cung cấp tuy nhỏ nhưng riêng biệt, được tích hợp nhiều trang thiết bị và các khách hàng có quyền được sử dụng phòng họp, phòng tiếp khách, lễ tân, máy in, photocopy…
Mô hình văn phòng làm việc này có một số đặc điểm sau:
- Thường là những văn phòng có diện tích nhỏ nhưng có đầy đủ tiện ích, đảm bảo mức độ riêng tư và an toàn để nhân viên làm việc.
- Có cung cấp nhiều dịch vụ phụ trợ cho doanh nghiệp: tìm văn phòng theo nhu cầu, thi công thay đổi bố cục nội thất, hỗ trợ quản lý văn phòng…
- Không cần phải ký hợp đồng dài hạn như văn phòng truyền thống, có thể ký theo quý, theo năm, hoặc theo thỏa thuận của đôi bên.
Ở trên là 3 mô hình văn phòng thông minh độc đáo: văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ và văn phòng trọn gói mà theo xu hướng hiện tại, nhu cầu thị trường và các đặc điểm lợi ích phù hợp với bối cảnh dịch bệnh cũng như nhu cầu của khách hàng cần nơi làm việc an toàn như hiện nay.
Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, giới hạn ngân sách và nhu cầu của chủ doanh nghiệp mà các công ty có thể cân nhắc chọ ra văn phòng làm việc thích hợp với mình nhất. Nhớ gọi ngay cho hotline 0932 678 626 – 028 6288 3088 của công ty cổ phần W2O để được tư vấn và gửi báo giá của 3 mô hình văn phòng thông minh sớm nhất từ hôm nay nhé!
>>> Mời xem thêm: Ý tưởng kinh doanh mùa dịch hay
