Trong bối cảnh kinh tế ngày càng phát triển và môi trường kinh doanh mở rộng, việc thành lập công ty cổ phần trở thành lựa chọn hấp dẫn cho nhiều doanh nhân và nhà đầu tư. Tuy nhiên, để khởi đầu kinh doanh thành công, bạn cần nắm rõ các thủ tục thành lập công ty cổ phần. Bài viết này của W2O sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước trong quy trình này, bao gồm cả điều kiện thành lập công ty cổ phần.
Những điều bạn cần biết về công ty cổ phần
Công ty cổ phần là một loại hình doanh nghiệp mà vốn điều lệ được chia thành các phần bằng nhau, gọi là cổ phần. Các cá nhân hoặc tổ chức sở hữu cổ phần được gọi là cổ đông. Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân, chịu trách nhiệm hữu hạn về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản trong phạm vi vốn đã góp.
Công ty cổ phần có ba cơ quan quản lý chính: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát (nếu có).
- Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyền lực cao nhất, quyết định những vấn đề quan trọng của công ty.
- Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm điều hành và giám sát hoạt động của công ty.
- Ban kiểm soát giúp kiểm tra tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong hoạt động của công ty.
Vốn điều lệ của công ty cổ phần được hình thành từ vốn góp của các cổ đông và có thể thay đổi qua các lần phát hành cổ phần.
Điều kiện thành lập công ty cổ phần
Dưới đây là các điều kiện thành lập công ty cổ phần chi tiết để thành lập công ty cổ phần tại Việt Nam:
Điều kiện về cổ đông
- Số lượng cổ đông: Công ty cổ phần phải có tối thiểu 3 cổ đông sáng lập và không giới hạn số lượng cổ đông tối đa. Các cổ đông có thể là cá nhân hoặc tổ chức.
- Tư cách pháp lý: Các cổ đông phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự. Đối với cổ đông là tổ chức, cần phải có đại diện pháp luật tham gia vào việc góp vốn.
Vốn điều lệ
- Vốn điều lệ tối thiểu: Công ty cổ phần không yêu cầu vốn điều lệ tối thiểu trừ khi công ty hoạt động trong các ngành nghề yêu cầu vốn pháp định. Nếu hoạt động trong các lĩnh vực đặc biệt như bất động sản, ngân hàng, bảo hiểm,… cần đáp ứng vốn điều lệ tối thiểu theo quy định.
- Góp vốn: Các cổ đông phải góp đủ vốn trong vòng 90 ngày kể từ khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, và nếu có thay đổi cần đăng ký lại tại cơ quan Đăng ký Kinh doanh.
Điều kiện về ngành nghề kinh doanh
- Công ty cổ phần chỉ được đăng ký những ngành nghề kinh doanh không bị cấm theo quy định pháp luật.
- Ngành nghề kinh doanh có điều kiện: Nếu đăng ký ngành nghề có điều kiện (như y tế, giáo dục, dịch vụ tài chính…), công ty phải đáp ứng các điều kiện đi kèm và đảm bảo có giấy phép, chứng chỉ hành nghề hoặc các giấy phép con khác theo yêu cầu của pháp luật.
Điều lệ công ty
- Điều lệ: Điều lệ công ty phải có đầy đủ thông tin như tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, cổ phần và quyền lợi của cổ đông, cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của các cổ đông cũng như Hội đồng quản trị.
- Điều lệ là tài liệu nội bộ bắt buộc, đóng vai trò làm căn cứ cho mọi hoạt động của công ty.
Tên công ty
- Quy định về tên: Tên công ty phải tuân thủ các quy định về không trùng lặp, không gây nhầm lẫn với các công ty khác và không sử dụng từ ngữ cấm hoặc vi phạm đạo đức, văn hóa.
- Tên công ty có thể bao gồm tên viết tắt, tên tiếng Anh (nếu có) nhưng phải đảm bảo đăng ký đầy đủ và chính xác.
Trụ sở chính của công ty
- Trụ sở chính của công ty phải có địa chỉ rõ ràng, bao gồm số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, thành phố/tỉnh. Địa chỉ này không được là căn hộ chung cư trừ khi tòa nhà được phép kinh doanh.
- Địa chỉ này sẽ là nơi nhận mọi thông báo, thư từ, quyết định liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.
Điều kiện về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
- Hồ sơ đầy đủ: Hồ sơ bao gồm Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, danh sách cổ đông sáng lập, bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân hoặc tổ chức là cổ đông, và các giấy tờ khác nếu công ty đăng ký ngành nghề có điều kiện.
- Hồ sơ phải được nộp tại Phòng Đăng ký Kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính của công ty.
Các điều kiện khác
- Chữ ký số và tài khoản ngân hàng: Để thực hiện các giao dịch điện tử và nghĩa vụ thuế, công ty cần có chữ ký số điện tử và mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty.
- Đăng ký kê khai thuế và phát hành hóa đơn: Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cổ phần phải đăng ký mã số thuế, kê khai và nộp thuế theo quy định. Hóa đơn phải được thông báo phát hành với cơ quan thuế trước khi sử dụng.
Thủ tục thành lập công ty cổ phần tại Phòng Đăng ký Kinh doanh
Chuẩn bị hồ sơ
Để hoàn tất thủ tục thành lập công ty cổ phần, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
- Điều lệ công ty
- Danh sách cổ đông sáng lập: Bao gồm các thông tin như tên, số CMND/CCCD/hộ chiếu, địa chỉ thường trú, số cổ phần và loại cổ phần sở hữu của các cổ đông.
- Bản sao giấy tờ pháp lý: Các giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của cổ đông là cá nhân (CMND/CCCD/hộ chiếu) hoặc tổ chức (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu cổ đông là tổ chức).
Xem thêm: Giấy phép thành lập công ty là gì? Quy trình cấp phép của cơ quan
Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký Kinh doanh
- Mang bộ hồ sơ đã chuẩn bị đến Phòng Đăng ký Kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính.
- Nộp lệ phí: Thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại quầy hoặc qua phương thức thanh toán khác tùy quy định của từng Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Sở tiếp nhận hồ sơ và chờ xử lý
- Khi nộp hồ sơ, bạn sẽ nhận được giấy biên nhận ghi rõ thời gian tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả.
- Thời gian xử lý: Thông thường, hồ sơ đăng ký thành lập công ty cổ phần được xử lý trong vòng 3-5 ngày làm việc, tùy theo quy định của từng địa phương.
- Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trong đó có mã số doanh nghiệp (cũng chính là mã số thuế của công ty).
- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có sai sót, Phòng Đăng ký Kinh doanh sẽ yêu cầu bổ sung, sửa đổi thông tin. Bạn cần hoàn tất bổ sung và nộp lại hồ sơ.
Thủ tục thành lập công ty cổ phần qua dịch vụ bưu chính
Chuẩn bị hồ sơ
Tương tự bước 1 khi làm thủ tục thành lập công ty cổ phần tại Phòng Đăng ký Kinh doanh
Đóng lệ phí và gửi hồ sơ qua đường bưu điện
- Lệ phí đăng ký: Bạn có thể đóng lệ phí đăng ký doanh nghiệp qua chuyển khoản có minh chứng hoặc hình thức khác (nếu có hướng dẫn cụ thể từ Sở Kế hoạch và Đầu tư).
- Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính: Chuẩn bị hồ sơ đã đóng dấu và ký tên đầy đủ, sau đó gửi đến Phòng Đăng ký Kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính qua đường bưu điện.
Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ
- Chờ xử lý hồ sơ: Sau khi nhận được hồ sơ qua bưu điện, Phòng Đăng ký Kinh doanh sẽ xem xét và xử lý. Thời gian giải quyết thường là 3-5 ngày làm việc.
- Thông báo kết quả: Bạn có thể nhận thông báo qua email, tin nhắn hoặc qua bưu điện về việc hồ sơ hợp lệ hoặc cần bổ sung.
Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Nếu hồ sơ được phê duyệt, Phòng Đăng ký Kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và gửi về địa chỉ bưu chính bạn đã đăng ký.
- Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, bạn sẽ nhận được thông báo và cần hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu rồi gửi lại qua bưu điện.
Thủ tục thành lập công ty cổ phần qua mạng điện tử (sử dụng chữ ký số công cộng)
Chuẩn bị hồ sơ
- Chuẩn bị hồ sơ giấy để chụp minh chứng (Tương tự bước 1 khi làm thủ tục thành lập công ty cổ phần tại Phòng Đăng ký Kinh doanh).
- Chuẩn bị hồ sơ điện tử là chữ ký số công cộng (Đảm bảo rằng công ty hoặc người đại diện theo pháp luật đã đăng ký chữ ký số công cộng hợp lệ để sử dụng trong quá trình nộp hồ sơ trực tuyến).
Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
- Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
- Đăng ký tài khoản: Đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký trước hoặc tạo tài khoản mới nếu chưa có.
- Chọn hình thức nộp hồ sơ qua chữ ký số công cộng và điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu.
Ký điện tử hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
- Sử dụng chữ ký số công cộng để ký xác nhận các tài liệu điện tử trong hồ sơ.
- Sau khi ký thành công, nộp hồ sơ qua hệ thống và chờ nhận biên nhận trực tuyến.
Theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ
- Bạn có thể theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ trên tài khoản đăng nhập tại Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp.
- Thời gian xử lý: Thường là từ 3-5 ngày làm việc, cơ quan đăng ký sẽ xem xét và phản hồi về hồ sơ.
Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Nếu hồ sơ hợp lệ, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ được cấp và gửi dưới dạng file PDF qua email hoặc tài khoản đăng ký.
- Nếu hồ sơ cần bổ sung, hệ thống sẽ thông báo chi tiết và yêu cầu hoàn thiện các thông tin cần thiết.
Thủ tục thành lập công ty cổ phần qua mạng điện tử (sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh)
Chuẩn bị hồ sơ
Tương tự bước 1 khi làm thủ tục thành lập công ty cổ phần tại Phòng Đăng ký Kinh doanh
Đăng ký tài khoản trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
- Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
- Tạo tài khoản: Nếu chưa có tài khoản, bạn cần đăng ký tài khoản mới bằng cách cung cấp thông tin cần thiết. Nếu đã có tài khoản, bạn chỉ cần đăng nhập.
Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin
- Sau khi đăng nhập, chọn chức năng đăng ký doanh nghiệp và nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu vào mẫu giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Tải lên các tài liệu điện tử đã chuẩn bị ở bước 1 (Giấy đề nghị, Điều lệ công ty, Danh sách cổ đông sáng lập, bản sao giấy tờ pháp lý).
Ký hồ sơ điện tử
- Kiểm tra lại thông tin đã nhập và tài liệu đã tải lên. Sau đó, ký hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh của bạn.
- Sau khi ký thành công, nộp hồ sơ qua hệ thống và nhận được biên nhận điện tử.
Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ
- Bạn có thể theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ trên tài khoản đăng nhập tại Cổng thông tin.
- Thời gian xử lý: Thông thường từ 3-5 ngày làm việc, cơ quan đăng ký sẽ xem xét và phản hồi về hồ sơ.
Lệ phí thành lập công ty cổ phần là bao nhiêu?
Đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư, mức lệ phí là 50.000 đồng/lần.
Đặc biệt, hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử sẽ được miễn lệ phí, tạo thuận lợi cho các doanh nhân khởi nghiệp.
Như vậy, việc nắm rõ các bước trong thủ tục thành lập công ty cổ phần giúp doanh nghiệp dễ dàng tiến hành quá trình này một cách hiệu quả và đúng pháp luật. Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm thông tin chi tiết về quy trình này, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. W2O sẽ hướng dẫn bạn chi tiết với đội ngũ pháp lý giàu kinh nghiệm của mình.
Mời bạn đọc thêm: Các điểm mới trong quy định về thành lập doanh nghiệp
