Xu hướng thuê văn phòng thông minh, có sẵn đầy đủ nội thất văn phòng đang là nhu cầu của rất nhiều doanh nghiệp. Việc thuê văn phòng thông minh này không chỉ là thuê được không gian mặt bằng phù hợp với doanh nghiệp, mà hơn hết mọi thứ trong việc thuê và cho thuê đều phải được thể hiện qua các điều khoản cho thuê theo đúng pháp lý hiện hành và việc ký hợp đồng thuê văn phòng nhằm làm “then chốt” có lợi cho cả 2 bên. Dưới đây W2O muốn chia sẻ những điều quan trọng và cần lưu ý trước khi ký hợp đồng, giúp khách hàng tiết kiệm được thời gian và chi phí cho các thủ tục văn phòng.
Tại sao hợp đồng thuê văn phòng quan trọng?
Hợp đồng thuê văn phòng là văn bản cam kết giữa người cho thuê và người thuê dựa trên những tiêu chuẩn luật pháp được ban hành bởi nhà nước Việt Nam. Theo đó hợp đồng được dựa trên tất cả thỏa thuận về giá cả, khu vực, diện tích thuê, vị trí thuê và các tiện ích đi kèm, các điều khoản và các gói hỗ trợ,…
Bên thuê và bên cho thuê sau khi ký hợp đồng thì mọi hoạt đồng giữa 2 bên sẽ dựa trên bản hợp đồng đã ký. Nếu 1 trong 2 bên vi phạm hợp đồng sẽ phải chịu trách nhiệm và bồi thường dựa trên các điều khoản mà 2 bên đã đề ra.
Một bản hợp đồng thuê văn phòng có hiệu lực khi bao gồm những nội dung sau đây:
- Thời gian: Ghi rõ ngày, tháng, năm, địa chỉ nơi diễn ra buổi ký kết hợp đồng của 2 bên.
- Thông tin bên A (Bên thuê): tên cá nhân/pháp nhân, tên công ty, địa chỉ, tên người đại diện, chức vụ, số điện thoại, giấy ủy quyền, mã số thuế,…
- Thông tin bên B (Bên cho thuê văn phòng): khai đầy đủ tên của doanh nghiệp, mã số thuế, giấy ủy quyền, địa chỉ, tên người đại diện,…
- Các mục và nội dung bản hợp đồng: mục đích và diện tích cho thuê, thời gian thuê và gia hạn, dịch vụ và các tiện ích đi kèm, giá thuê và các chi phí khác, phương thức thanh toán, đặt cọc và hoàn trả cọc, nêu rõ quyền – nghĩa vụ của bên cho thuê và bên thuê, các điều khoản bảo dưỡng và sửa chữa văn phòng, điều khoản vi phạm hợp đồng, điều khoản chấm dứt hợp đồng, điều khoản bất khả kháng, cam kết chung,…
5 điều cần lưu ý khi ký hợp đồng thuê văn phòng
Nếu không muốn gặp những bất rắc rối nào về sau này, trước khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng cả bên thuê và bên cho thuê cần lưu ý những điều dưới đây để thuận lợi, minh bạch và dễ dàng hơn cho việc hợp tác giữa 2 bên, cần chú ý những vấn đề sau đây:
1. Vị trí, diện tích văn phòng trong hợp đồng thuê văn phòng
Vị trí và diện tích văn phòng cho thuê là 2 yếu tố quan trọng nhất mà bạn cần quan tâm. Bạn hãy chủ động kiểm tra diện tích đo đạc khu vực văn phòng thuê cùng với nhà cung cấp nhằm rõ ràng và chắc chắn rằng diện tích được đo đã được xác minh hài lòng của cả 2 bên.
Điều này cũng giúp bạn chắc chắn rằng bạn chỉ phải chi trả cho đúng diện tích mà bạn đã thuê ban đầu và diện tích sử dụng thực tại là như nhau. Lưu ý các cách đo này để có kỹ năng xác định diện tích văn phòng mà bạn thuê:
- Đo trong lòng văn phòng
- Đo theo tìm tường và vách bao quanh văn phòng
- Đo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.
2. Thời gian thuê và điều kiện gia hạn hợp đồng thuê văn phòng
Đây cũng là điều quan trọng không kém, bạn cần chú ý thật kỹ con số thời gian, ngày giờ mà bản hợp động có hiệu lực cũng như ngày bắt đầu tính phí.
Khi bản hợp đồng đến mốc thời gian sắp hết hạn thì cả 2 bên (bên cho thuê và bên thuê) phải cùng nhau trao đổi gia hạn thêm thời gian hợp đồng nếu bên thuê có ý định tiếp tục thuê. Điều này phải được diễn ra trước khi bản hợp đồng hết hạn, thời gian báo trước bao lâu và điều khoản gia hạn như thế nào tùy thuộc vào sự trao đổi của 2 bên.
3. Các điều khoản về giá thuê và các chi phí trong hợp đồng thuê văn phòng
Bạn cần chú ý những chi phí thuê khi thuê văn phòng, thông thường khi bạn thuê văn phòng thì nhà cung cấp sẽ tính các chi kèm theo. Bên cạnh đó sẽ có phí dịch vụ bao gồm những tiện ích: tiền giữ xe ô tô, xe máy,…
4. Trách nhiệm 2 bên trong hợp đồng thuê văn phòng
Với bên cho thuê sẽ có trách nhiệm về các mặt như:
- Bàn giao mặt bằng
- Đảm bảo tính pháp lý của văn phòng
- Các kế hoạch, phương án, cách xử lý sự cố phát sinh của văn phòng
Và bên thuê văn phòng sẽ có trách nhiệm như:
- Về thanh toán chi phí thuê văn phòng
- Sử dụng bảo trì văn phòng
- Chấp hành nội quy của tòa nhà
- Đảm bảo chấp hành mọi quy định về vệ sinh môi trường, an ninh và công tác phòng cháy chữa cháy
5. Điều khoản về chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng làm việc
Cả hai bên sẽ chấm dứt hợp đồng khi gặp trường hợp: hợp đồng thuê đã hết hạn, các trường hợp chủ quan và khách quan mà hai bên tự trao đổi thỏa thuận.
Với mỗi bên khi chấm dứt hợp đồng trước thời hạn sẽ đều phải gửi công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng.
Nhà cung cấp dịch vụ tư vấn và cho thuê văn phòng W2O
Với kinh nghiệm nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ cho thuê văn phòng, đã và đang có hàng ngành khách hàng, doanh nghiệp tin tưởng sử dụng dịch vụ tại W2O. Chúng tôi cam kết cung cấp nhiều dịch vụ văn phòng chất lượng, mang đến không gian làm việc thoải mái cho khách hàng tại các chi nhánh văn phòng mà W2O đang có.
Nhiều dịch vụ văn phòng chất lượng dành cho bạn: văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ, văn phòng trọn gói, chỗ ngồi làm việc, coworking space, cho thuê phòng họp. Ngoài ra, W2O còn cung cấp và tư vấn dịch vụ pháp lý doanh nghiệp, làm giấy phép kinh doanh và các thủ tục thành lập công ty nhanh chóng, hợp pháp; các dịch vụ liên quan kế toán, báo cáo quý/năm và quyết toán; Dịch vụ Marketing chuyên nghiệp, Thiết kế website, Google ads,…
Liên hệ tư vấn miễn phí qua hotline: 0903009656. W2O rất hân hạnh được phục vụ bạn trong mọi nhu cầu doanh nghiệp.
Mời bạn xem thêm: Không gian làm việc xanh
