Việc đăng ký thành lập công ty là bước đầu tiên và quan trọng nhất để chính thức hóa hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Đối với những người lần đầu khởi nghiệp hoặc muốn mở rộng quy mô kinh doanh, nắm vững thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp là điều hết sức cần thiết. Bài viết dưới đây của W2O sẽ cung cấp trọn bộ các bước, điều kiện và lưu ý quan trọng trong quá trình đăng ký thành lập công ty, được cập nhật theo các quy định mới nhất của năm 2024.
Đăng ký thành lập công ty là gì?
Đăng ký thành lập công ty là quá trình thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết để một cá nhân/tổ chức có thể thiết lập một doanh nghiệp hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đây là bước đầu tiên để một công ty có thể hoạt động hợp pháp trên thị trường, với đầy đủ quyền lợi và nghĩa vụ theo quy định của nhà nước.
Quá trình đăng ký thành lập công ty thường bao gồm việc chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, lựa chọn loại hình công ty (điển hình là công ty cổ phần, công ty TNHH, công ty hợp danh hoặc công ty tư nhân,). Đăng ký tên và ngành nghề kinh doanh, nộp hồ sơ đăng ký và nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh từ cơ quan chức năng. Sau khi được cấp giấy chứng nhận, công ty cần hoàn thành một số thủ tục hậu thành lập như khắc dấu, đăng ký tài khoản ngân hàng và nộp thuế ban đầu.
Việc đăng ký thành lập công ty mang lại nhiều lợi ích, như tạo lập một tư cách pháp nhân riêng biệt, nâng cao uy tín trong mắt khách hàng và đối tác, đồng thời giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng hoạt động kinh doanh.
Doanh nghiệp đăng ký thành lập công ty khi nào?
Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký thành lập công ty khi muốn hợp thức hóa hoạt động kinh doanh của mình và xây dựng nền tảng pháp lý rõ ràng. Dưới đây là một số thời điểm và tình huống mà các cá nhân, nhóm hoặc tổ chức thường đăng ký thành lập công ty:
- Khi bắt đầu khởi nghiệp: Nếu cá nhân hoặc nhóm sáng lập muốn bắt đầu một dự án kinh doanh chính thức và có thể mở rộng, họ thường chọn đăng ký thành lập công ty để tạo tư cách pháp nhân, giúp kinh doanh thuận lợi hơn và tuân thủ luật pháp.
- Khi mở rộng quy mô từ kinh doanh cá nhân: Các cá nhân hoặc hộ kinh doanh nhỏ khi phát triển đến một quy mô lớn hơn, muốn có uy tín pháp lý và lợi thế trong các giao dịch, cũng như được bảo vệ bởi pháp luật.
- Khi cần huy động vốn từ nhà đầu tư: Để thu hút nguồn vốn từ các nhà đầu tư, nhiều doanh nghiệp sẽ lựa chọn đăng ký thành lập công ty (đặc biệt là loại hình công ty cổ phần) nhằm dễ dàng hơn trong việc góp vốn, chia cổ phần và bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư.
- Khi muốn mở rộng sang lĩnh vực hoặc địa bàn kinh doanh mới: Doanh nghiệp muốn phát triển đa dạng hóa lĩnh vực hoặc mở rộng sang thị trường mới, cần có một tư cách pháp lý rõ ràng và được pháp luật bảo hộ.
- Khi muốn xây dựng thương hiệu chính thức và tăng uy tín: Việc đăng ký thành lập công ty giúp doanh nghiệp có thương hiệu pháp lý rõ ràng, từ đó tạo sự tin cậy trong mắt khách hàng và đối tác, mở rộng cơ hội hợp tác, đặc biệt trong các giao dịch lớn.
- Khi cần đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ pháp lý: Thành lập công ty giúp cá nhân và các thành viên sáng lập tách bạch tài sản cá nhân và tài sản doanh nghiệp, đồng thời tuân thủ đúng các quy định về thuế, hợp đồng lao động, bảo hiểm và các nghĩa vụ pháp lý khác.
Việc đăng ký thành lập công ty tại thời điểm thích hợp sẽ giúp doanh nghiệp khởi đầu với một nền tảng pháp lý vững chắc, tạo đà cho sự phát triển bền vững và lâu dài.
Lưu ý những điều kiện khi đăng ký thành lập công ty
Khi đăng ký thành lập công ty, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện quan trọng để đảm bảo quy trình hợp pháp và đúng quy định. Dưới đây là các lưu ý về điều kiện cơ bản cần chuẩn bị:
Điều kiện về ngành nghề kinh doanh
- Công ty cần đăng ký ngành nghề kinh doanh phù hợp và tuân thủ quy định pháp luật. Có một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện, yêu cầu giấy phép con hoặc chứng chỉ hành nghề, chẳng hạn như công ty luật, dịch vụ tài chính, y tế, giáo dục và xây dựng.
- Đối với ngành nghề kinh doanh không điều kiện, chỉ cần đăng ký đúng mã ngành theo hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam.
Điều kiện về Tên Công Ty
- Tên công ty phải là duy nhất, không trùng hoặc gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp khác đã đăng ký trên hệ thống quốc gia.
- Tên công ty không được sử dụng từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục và phải gồm hai thành tố: loại hình doanh nghiệp (như “Công ty TNHH”, “Công ty cổ phần”, v.v.) và tên riêng.
- Nên kiểm tra tên trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia để đảm bảo tính hợp lệ.
Điều kiện về vốn điều lệ và vốn pháp định
- Vốn điều lệ: Là mức vốn mà doanh nghiệp tự đăng ký, không bắt buộc phải nộp ngay mà chỉ cần cam kết. Vốn điều lệ có thể ảnh hưởng đến mức thuế môn bài mà doanh nghiệp cần nộp.
- Vốn pháp định: Là mức vốn tối thiểu cần có theo quy định của pháp luật đối với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện (ví dụ: bảo hiểm, ngân hàng, bất động sản). Đối với ngành không yêu cầu, công ty có thể tự xác định vốn điều lệ phù hợp.
Điều kiện về địa chỉ trụ sở chính
- Địa chỉ trụ sở chính của công ty phải rõ ràng, thuộc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Địa chỉ cần ghi rõ số nhà, đường phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
- Trụ sở công ty không được đặt tại chung cư có chức năng chỉ để ở, trừ các tầng có chức năng kinh doanh.
Điều kiện về hồ sơ đăng ký thành lập công ty
- Hồ sơ đăng ký thành lập phải đầy đủ và đúng mẫu, bao gồm: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, Danh sách thành viên hoặc cổ đông (nếu có), và các giấy tờ tùy thân của người đại diện và các thành viên góp vốn.
- Hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Điều kiện về thành viên và người đại diện pháp luật
- Số lượng thành viên và cổ đông tối thiểu và tối đa phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp: công ty TNHH một thành viên (1 thành viên), công ty TNHH hai thành viên trở lên (2-50 thành viên), công ty cổ phần (tối thiểu 3 cổ đông, không giới hạn tối đa).
- Người đại diện pháp luật phải từ đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, và không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp (theo quy định tại Luật Doanh nghiệp).
Điều kiện về nghĩa vụ thuế và phí
Doanh nghiệp cần nộp các khoản phí đăng ký thành lập công ty và lệ phí môn bài. Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải khai báo thuế ban đầu và thực hiện các nghĩa vụ thuế đúng hạn.
Điều kiện về chứng chỉ và giấy phép con (nếu có)
Với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện, công ty phải đảm bảo có các giấy tờ như chứng chỉ hành nghề của người quản lý hoặc giấy phép con trước khi hoạt động.
Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp chi tiết từng bước
Dưới đây là các bước chi tiết cho thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp mà W2O giới thiệu đến bạn, giúp doanh nghiệp hoàn tất quy trình một cách chính xác và tuân thủ pháp luật.
Chuẩn bị giấy tờ cần thiết
- Chuẩn bị các giấy tờ cá nhân của người đại diện pháp luật và các thành viên/cổ đông góp vốn: Bản sao công chứng cmnd/cccd/hộ chiếu của từng thành viên/cổ đông (công chứng trong vòng 6 tháng).
- Soạn thảo điều lệ công ty (đối với công ty tnhh hoặc công ty cổ phần).
- Danh sách thành viên hoặc cổ đông góp vốn (nếu có từ 2 thành viên trở lên).
Chọn loại hình doanh nghiệp
- Xác định loại hình doanh nghiệp phù hợp với quy mô và mục tiêu kinh doanh: Công ty tnhh một thành viên, công ty tnhh hai thành viên trở lên, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh.
- Mỗi loại hình có các đặc điểm và trách nhiệm pháp lý khác nhau, doanh nghiệp cần lựa chọn đúng để tránh sai sót.
Đặt tên công ty và kiểm tra tên trên hệ thống
- Chọn tên công ty không trùng lặp và không gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp khác.
- Kiểm tra tên công ty dự định đăng ký trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo tên có thể đăng ký hợp lệ.
- Tên công ty cần bao gồm loại hình doanh nghiệp và tên riêng.
Xác định địa chỉ trụ sở chính
- Trụ sở chính phải là địa chỉ thuộc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp, không được sử dụng địa chỉ tại chung cư chỉ để ở.
- Địa chỉ cần chi tiết, rõ ràng và nằm trong lãnh thổ việt nam.
Xác định vốn điều lệ và ngành nghề kinh doanh
- Vốn điều lệ: xác định mức vốn điều lệ phù hợp với khả năng kinh doanh và nghĩa vụ thuế.
- Ngành nghề kinh doanh: đăng ký ngành nghề theo hệ thống mã ngành kinh tế việt nam. Lưu ý các ngành nghề kinh doanh có điều kiện và cần bổ sung giấy phép nếu có.
Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ đăng ký thành lập công ty
- Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp: theo mẫu của sở kế hoạch và đầu tư.
- Điều lệ công ty: doanh nghiệp cần soạn thảo điều lệ công ty phù hợp với loại hình kinh doanh.
- Danh sách thành viên/cổ đông: đối với công ty tnhh hoặc công ty cổ phần có từ 2 thành viên/cổ đông trở lên.
- Giấy tờ cá nhân của người đại diện và các thành viên góp vốn: cmnd/cccd/hộ chiếu công chứng của từng người.
Nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty
Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại sở kế hoạch và đầu tư nơi đặt trụ sở chính hoặc nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Thời gian xử lý: khoảng 3-5 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty cổ phần và điều kiện thành lập
Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Sau khi hồ sơ được duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, xác nhận công ty được thành lập hợp pháp.
Giấy chứng nhận này bao gồm thông tin như mã số doanh nghiệp, tên công ty, địa chỉ trụ sở và người đại diện pháp luật.
Khắc dấu và công bố mẫu dấu
Doanh nghiệp cần tiến hành khắc dấu tròn của công ty. Mẫu dấu này sẽ được công bố công khai trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về việc sử dụng và bảo quản mẫu dấu.
Mở tài khoản ngân hàng và thông báo tài khoản ngân hàng
Doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng để giao dịch tài chính. Sau đó, thông báo số tài khoản này lên sở kế hoạch và đầu tư.
Đăng ký mã số thuế và nộp tờ khai thuế ban đầu
Ngay sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế quản lý hoặc tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Doanh nghiệp cần kê khai và nộp thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng (nếu có), và các loại thuế khác phù hợp với ngành nghề kinh doanh.
Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động (nếu có)
Nếu doanh nghiệp có thuê lao động, cần đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên tại cơ quan bảo hiểm xã hội địa phương.
W2O cung cấp dịch vụ đăng ký thành lập công ty trọn gói
W2O cung cấp dịch vụ có thể giúp bàn hoàn tất thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp mới dễ dàng hoàn thiện các thủ tục pháp lý một cách nhanh chóng và chính xác. Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, W2O đảm bảo giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí, đồng thời tối ưu hóa quy trình thành lập công ty với các dịch vụ sau:
- Tư vấn chọn loại hình doanh nghiệp
- Soạn thảo và chuẩn bị hồ sơ đăng ký
- Nộp hồ sơ và theo dõi quy trình xét duyệt
- Khắc dấu và công bố mẫu dấu công ty
- Mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp
- Đăng ký mã số thuế và tư vấn kê khai thuế ban đầu
- Đăng ký hóa đơn điện tử và hướng dẫn sử dụng
- Tư vấn điều kiện ngành nghề kinh doanh có điều kiện
- Hỗ trợ công bố thông tin doanh nghiệp
Lợi ích khi chọn dịch vụ đăng ký thành lập công ty trọn gói của W2O
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Đội ngũ chuyên nghiệp của W2O giúp tối ưu quy trình, giảm thiểu các chi phí phát sinh.
Chính xác và tuân thủ pháp luật: Mọi thủ tục được đảm bảo thực hiện đúng quy định, giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý.
Hỗ trợ toàn diện: W2O không chỉ hỗ trợ quy trình thành lập mà còn tư vấn cho doanh nghiệp về các thủ tục sau đăng ký, giúp doanh nghiệp nhanh chóng đi vào hoạt động.
Thực hiện đúng và đầy đủ thủ tục đăng ký thành lập công ty là bước quan trọng giúp doanh nghiệp khởi đầu thuận lợi, tránh các rủi ro pháp lý và nhanh chóng đi vào hoạt động. Qua bài viết này, W2O hy vọng đã giúp bạn hiểu rõ các bước, điều kiện và lưu ý khi thành lập công ty, từ đó dễ dàng chuẩn bị hồ sơ và tuân thủ đúng quy định mới nhất năm 2024. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết với dịch vụ thành lập công ty trọn gói, đội ngũ chuyên gia của W2O luôn sẵn sàng hỗ trợ, giúp bạn bắt đầu kinh doanh một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Mời bạn đọc thêm: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp giá rẻ, trọn gói tại TP.HCM
