Sự lựa chọn văn phòng làm việc là một vấn đề mà các doanh nghiệp luôn trăn trở. Câu hỏi làm sao để cân bằng giữa việc có một không gian làm việc chuyên nghiệp hiện đại với một mức chi phí hợp lý chưa bao giờ là điều dễ dàng. Sự phân vân gia tăng khi hiện nay bên cạnh còn xuất hiện rất nhiều mô hình văn phòng hiện đại. Vậy văn phòng truyền thống có những ưu nhược điểm gì so với loại mô hình đầy mới mẻ này.
Văn phòng truyền thống là gì?
Văn phòng truyền thống là văn phòng thuộc sở hữu và chịu sự quản lý bởi một doanh nghiệp duy nhất. Đây là mô hình văn phòng có tính chất cố định và độc lập cao. Tính truyền thống của mô hình này được thể hiện qua các thiết kế, trang thiết bị và nội thất phục vụ cho những nhu cầu cơ bản.
Không gian làm việc riêng tư bảo mật nhưng cũng kèm theo đó là sự phân chia rạch ròi giữa các khu vực. Tính sáng tạo ở văn phòng hầu hết ít được nhận thấy, nếu có, chứng chỉ xuất hiện ở những tập đoàn lớn, mạnh về tài chính.
Văn phòng hiện đại là gì?
Văn phòng hiện đại tập trung vào tính linh hoạt và tối ưu hóa không gian. Mô hình này thường gắn liền với các không gian mở cùng các thiết kế sáng tạo, khu vực phòng làm việc riêng cũng được bố trí hợp lý. Điều này mở ra một không gian làm việc chuyên nghiệp, cao cấp và tiện nghi hơn. Khác với mô hình truyền thống, văn phòng hiện đại không cố định chủ sở hữu.
Ưu nhược điểm văn phòng truyền thống so với văn phòng hiện đại
Ưu điểm
Không gian mang tính cá nhân hóa
Đây là một ưu điểm của văn phòng trọn gói khi bạn hoàn toàn có thể tự thiết kế văn phòng theo cách mà doanh nghiệp bạn muốn hướng đến. Bạn muốn một môi trường sáng tạo hay một văn phòng “kiểu cũ” thì đều có thể sắp xếp theo ý thích. Việc định hình thương hiệu và tạo dựng văn hóa doanh nghiệp riêng không phải là vấn đề, song, chi phí để đầu tư là rất lớn.
Đối với các mô hình hiện đại thì việc thiết kế lại văn phòng có phần hạn chế hơn. Một số đơn vị cung cấp đã tạo điều kiện để doanh nghiệp bạn có thể tự thiết kế theo nhu cầu. Tuy nhiên, bạn không thể thay đổi bố cục không gian như đập bỏ các vách ngăn hay xây dựng lại.
Bảo mật
Vì chỉ được sở hữu và chịu sự quản lý của một doanh nghiệp duy nhất nên tính bảo mật của doanh nghiệp được đẩy lên mức cao nhất. Không có người ngoài cũng đồng nghĩa là một hoạt động thông tin của công ty bạn sẽ không bị lọt ra ngoài. Vì tính bảo mật cao này mà rất nhiều những tập đoàn lớn ưu tiên sử dụng mô hình văn phòng truyền thống.
Điều này không có nghĩa là văn phòng hiện đại kém bảo mật. Mỗi một mô hình văn phòng được tạo ra để phục vụ nhu cầu của một nhóm khách hàng. Đối với văn phòng trọn gói thường sẽ phục vụ những doanh nghiệp lớn, có tính nhạy cảm về thông tinh. Trong khi đó, các mô hình văn phòng hiện đại lại hướng đến những doanh nghiệp vừa và nhỏ, các startup. Tạo điều kiện tốt nhất để họ hoạt động và phát triển doanh nghiệp.
Địa chỉ uy tín
Văn phòng truyền thống thường sở hữu riêng cho mình một địa chỉ kinh doanh. Đối với các công ty lớn họ thường lựa chọn những vị trí “thiên thời” như nằm tại các con đường sầm uất nhất nhì trong thành phố hay những tòa nhà văn phòng hạng A như Vincom Đồng Khởi hay Pearl Plaza. Tại đây, họ vừa tạo dựng được uy tín cho đối tác và khách hàng, vừa giảm bớt chi phí quảng bá thương hiệu.
Song, không phải công ty nào cũng có đủ điều kiện để tọa lạc tại các vị trí đắc địa. Văn phòng tại những vị trí này thường có mức giá thuê đắt đỏ buộc những doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ có thể thuê tại những vị trí kém thu hút hơn. Những vị trí này có dễ tìm hay không lại là một vấn đề khác.
Văn phòng hiện đại thì đáp ứng được nhu cầu này của các doanh nghiệp nhỏ, khi hầu hết dịch vụ cho thuê văn phòng thường đi kèm với dịch vụ sử dụng địa chỉ của đơn vị cung cấp làm đơn vị kinh doanh. Một số dịch vụ tiêu biểu như dịch vụ cho thuê văn phòng ảo hay văn phòng trọn gói. Điều này cho phép các doanh nghiệp vừa và nó có thể tiến gần hơn đến các địa chỉ kinh doanh đắc địa. Đây là điều kiện vô cùng tốt, làm nền tảng cho sự phát triển hoạt động kinh doanh của công ty.
Nhược điểm
Chi phí cao
Nhìn một cách tổng quan, chi phí văn phòng là một trong những chi phí lớn nhất của một doanh nghiệp. Các chi phí cố định như tiền thuê văn phòng, quản lý cơ sở, bảo trì là một trong những yếu tố đẩy chi phí lên cao. Hơn nữa, một số không gian bạn ít sử dụng đến cũng phải “trả tiền” ví dụ như phòng hội thảo, bạn đâu thể chắc chắn công ty mình sẽ sử dụng mỗi ngày.
Nhược điểm của văn phòng trọn gói lại trở thành ưu điểm của văn phòng phòng hiện đại. Với tính chất không cố định chủ sở hữu điều này khiến cho một không gian có thể được cùng sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp. Điều này cho phép những chi phí chung được chia nhỏ ra. Giảm bớt gánh nặng tài chính cho các doanh nghiệp. Các chi phí như internet, wifi, tiền điện nước đã bao gồm trong chi phí thuê của bạn.
Thời gian “chết”
Với văn phòng truyền thống, bạn cần khoảng 1 đến 2 tháng trước khi có thể bắt đầu và vận hành doanh nghiệp của mình. Đây là thời gian để bạn thiết kế, thiết lập các tiện ích, nội thất, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của mình và mọi thứ khác mà bạn cần. Trong thời gian đó bạn vẫn trả tiền thuê văn phòng nhưng lại không tạo ra lợi nhuận cho công ty, đây là một điều khá lãng phí.
Trong khi đó, với các mô hình văn phòng hiện đại, bạn có thể sử dụng ngay sau khi ký hợp đồng. Bởi lẽ nội thất, trang thiết bị đã được chuẩn bị đầy đủ từ A – Z. Không gian văn phòng và những yếu tố cần thiết để bắt đầu hoạt động đề được đơn vị cung cấp chuẩn bị kỹ càng.
Hợp đồng kém linh hoạt
Hợp đồng trong mô hình trọn gói hầy hết sẽ kéo dài từ 2 năm trở lên vì nhiều lý do khách quan. Đây là vấn đề đau đầu mỗi khi công ty bạn cần mở rộng hoặc thu hẹp quy mô. Khó khăn lại chồng chất khó khăn nếu bạn chỉ là một doanh nghiệp nhỏ, hay một doanh nghiệp vừa mới thành lập. Sẽ chẳng dễ dàng khi cân nhắc giữa việc hủy hợp đồng để tìm kiếm một không gian phù hợp với quy mô nhưng giá cả vẫn phải chăng và việc tiếp tục gắng gượng với văn phòng hiện tại.
Nhận thấy được điểm bất tiện này, hiện nay nhiều mô hình văn phòng hiện đại như coworking space, văn phòng ảo,… đều có sự linh hoạt trong hợp đồng. Thời hạn hợp đồng có thể kéo dài từ vài tháng đến vài năm tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp. Đồng thời, không gian ở đây đáp ứng được nhu cầu mở rộng hoặc thu hẹp quy mô bất cứ lúc nào.
Như bạn có thể thấy, văn phòng truyền thống đã tồn tại từ lâu, có những ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với nhóm doanh nghiệp có nhu cầu về văn hóa doanh nghiệp và yêu cầu tính bảo mật cao. Không có mô hình văn phòng nào là hoàn hảo hảo chỉ có mô hình văn phòng phù hợp. Hy vọng doanh nghiệp bạn sẽ tìm được mô hình văn phòng phù hợp với nhu cầu của mình nhờ bài viết này của dichvuvanphongao
