Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay lựa chọn giải pháp văn phòng ảo để tiết kiệm chi phí mà vẫn mang lại hiệu quả thiết thực. Tuy nhiên, cái gì cũng có lợi ích và hạn chế. Bài viết dưới đây của W2O sẽ giúp bạn cân nhắc những ưu nhược điểm của văn phòng ảo để bạn hiểu được chi tiết hơn.
Hiểu rõ hơn về văn phòng ảo là gì?
Virtual Office hay văn phòng ảo là một khái niệm mới được đưa vào Việt Nam trong thời gian gần đây dưới hình thức văn phòng đại diện cho thuê với nhiều tiện ích của văn phòng thật như quầy lễ tân, địa chỉ kinh doanh, số điện thoại, số fax… Đối với các doanh nghiệp, một công ty nhỏ mới thành lập và tham gia vào thị trường kinh doanh, nơi mà sự cạnh tranh gay gắt buộc họ phải cắt giảm rất nhiều chi phí để có lãi và duy trì hoạt động kinh doanh.
Do đó, khả năng thuê văn phòng ảo là một giải pháp cứu cánh giúp họ không còn lo lắng về số vốn đầu tư của mình. Doanh nghiệp không cần phải đầu tư nhiều tiền để thuê văn phòng dài hạn hay mua sắm tiện nghi vì họ có thể thuê một văn phòng ảo với đầy đủ trang thiết bị đáp ứng nhu cầu của mình. Để hiểu rõ thêm về loại hình dịch vụ này, hãy cùng phân tích về ưu nhược điểm của văn phòng ảo dưới đây nhé!
Chúng tôi có giải thích đầy đủ về văn phòng ảo tại bài viết “Văn phòng ảo là gì?” bạn có thể đọc thêm nhé
Ưu nhược điểm của văn phòng ảo là gì?
Ưu điểm
Vị trí thuận lợi
Các doanh nghiệp đánh giá địa chỉ của doanh nghiệp trong khi thuê văn phòng bên cạnh yếu tố chi phí. Do đó, các công ty, doanh nghiệp thường thích thành lập văn phòng ảo tại trung tâm các thành phố lớn. Khách hàng nhìn vào tính thẩm mỹ của công ty trước tiên, bất kể dịch vụ hoặc sản phẩm tuyệt vời như thế nào. Một công ty có hình ảnh hiện đại và chuyên nghiệp ở trung tâm thành phố sẽ thể hiện được sự uy tín và thu hút nhiều khách hàng tiềm năng hơn phải không?
Tiết kiệm tối đa chi phí
Đây là lợi ích đáng kể nhất của mô hình văn phòng ảo. Chính vì lợi thế này, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại Việt Nam đang phát triển nhanh chóng. Thay vì đầu tư một khoản tiền lớn để thuê văn phòng truyền thống thì hiện nay đã có văn phòng ảo với chi phí thấp hơn rất nhiều và các startup mới rất ưa chuộng mô hình này.
Nhiều tiện ích đi kèm
Để tiết kiệm tiền, các công ty có thể sử dụng văn phòng ảo thay vì mua đồ nội thất, thiết bị và văn phòng phẩm. Hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc giảm thiểu các mối đe dọa về chất lượng và giá cả. Các công ty sử dụng loại dịch vụ này nhằm cải thiện hình ảnh chuyên nghiệp của họ trong khi tiết kiệm tiền và nguồn nhân lực. Vì văn phòng ảo vẫn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của nơi làm việc thực tế.
Công ty luôn kết nối với khách hàng 24/7 nhờ hệ thống liên lạc công nghệ hiện đại cùng đội ngũ nhân viên có năng lực và kinh nghiệm giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt người tiêu dùng.
Do đó, văn phòng ảo là giải pháp khởi nghiệp phù hợp và tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các công ty khởi nghiệp. Quan trọng nhất, nó cho phép các doanh nghiệp dành nhiều sự quan tâm hơn cho hoạt động của họ.
Nhược điểm
Mô hình còn khá “mới và lạ”
Nhiều cá nhân đã quen thuộc với dịch vụ văn phòng ảo và đã sử dụng chúng trong một thời gian dài. Tuy nhiên, từ quan điểm pháp lý loại hình kinh doanh này vẫn còn ở giai đoạn sơ khai. Giấy phép đăng ký công ty cho các dịch vụ này vẫn chưa được hoàn thành. Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của mô hình này, cũng như nhiều chương trình của chính phủ nhằm hỗ trợ các công ty khởi nghiệp, các quy tắc và điều khoản liên quan đến văn phòng ảo đã trải qua nhiều lần sửa đổi pháp lý để đáp ứng tốt hơn quyền lợi và nhu cầu hiện đại của doanh nghiệp. Do đó, nếu tổ chức có giấy phép đăng ký kinh doanh hợp lệ và các mối quan hệ rõ ràng với khách hàng tuân thủ pháp luật hiện hành, việc xin giấy phép kinh doanh sẽ trở nên đơn giản.
Sử dụng chung địa chỉ kinh doanh
Hơn nữa, do tính đặc thù của mô hình này, các công ty chia sẻ cùng địa chỉ kinh doanh và giao dịch. Do đó, các công ty muốn sử dụng văn phòng để họp hành hoặc gặp gỡ đối tác, khách hàng cần phải đặt lịch hẹn trước. Để hạn chế việc đặt trùng lịch, mỗi doanh nghiệp phải đăng ký lịch trước và đăng ký với đơn vị cho thuê văn phòng để được sắp xếp lịch phù hợp.
Hy vọng rằng sau khi cân nhắc những ưu nhược điểm của văn phòng ảo nói trên, bạn sẽ có thể đưa ra lựa chọn sáng suốt về việc có nên triển khai mô hình này trong công ty của mình hay không. Không có dịch vụ nào là hoàn hảo; nó có những lợi ích và hạn chế riêng; nhưng so với chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để thuê văn phòng, mua sắm nội thất, văn phòng phẩm thì dịch vụ này tương đối hoàn hảo, rất lý tưởng cho các công ty mới thành lập cũng như các tổ chức vừa và nhỏ.
Lợi ích khi thuê dịch vụ văn phòng ảo tại W2O
Văn phòng tọa lạc tại vị trí đắc địa tại các tòa nhà hạng A TP.HCM, với không gian thiết kế hiện đại, sang trọng giúp hình ảnh công ty bạn trở nên Uy tín – Chuyên nghiệp hơn trong mắt đối tác và khách hàng.
Tiết kiệm chi phí: chi phí thuê văn phòng, nhân viên và các dịch vụ đi kèm hợp lý nhất, giúp bạn tối ưu hóa khoản tiết kiệm của mình.
Tiết kiệm thời gian: doanh nghiệp không phải vận hành một bộ máy lớn với nhiều người, đòi hỏi nhiều thời gian phối hợp. Gói dịch vụ văn phòng ảo bao gồm lễ tân, văn phòng phẩm, nội thất, mọi thứ luôn được chuẩn bị chu đáo và sẵn sàng phục vụ bạn.
Gói dịch vụ văn phòng ảo toàn diện: bao gồm Tư vấn, chuyển bưu kiện, trả lời điện thoại, gửi thư, fax…
Trang thiết bị phòng họp: văn phòng kết hợp nhiều phòng như phòng hội nghị, phòng họp, phòng đào tạo, phòng tiếp khách… tất cả đều được thiết kế không gian hiện đại, sang trọng để bạn gặp gỡ đối tác, khách hàng.
[maxbutton id=”5″ ]
Kinh nghiệm sử dụng văn phòng ảo cần phải biết
Lựa chọn đơn vị cung cấp văn phòng ảo uy tín
Đây là điều quan trọng nhất bạn cần phải chú ý trước khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo của một đơn vị nào đó. Bởi vì khi lựa chọn một đơn vị có danh tiếng và chất lượng tốt, bạn sẽ không cần phải quá lo lắng về các vấn đề khác.
W2O là một trong những đơn vị uy tín chất lượng hàng đầu trong lĩnh vực này, bạn sẽ không cần quá bận tâm về chất lượng dịch vụ văn phòng ảo khi hợp tác cùng chúng tôi.
Lựa chọn địa chỉ và địa điểm phù hợp
Địa chỉ và địa điểm mà bạn chọn cho văn phòng ảo cần phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn. Một địa chỉ uy tín có thể góp phần tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy với đối tác và khách hàng.
Một địa chỉ và địa điểm phù hợp, tại một tòa nhà hạng A có thể làm thay đổi góc nhìn và nâng tầm thương hiệu của doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.
Xem xét các tiện ích có sẵn
Tiện ích là thứ không thể bỏ qua khi lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo, bời vì hiện nay trên thị trường có không ít các đơn vị kinh doanh thiếu chuyên nghiệp, đánh tráo khái niệm. Cam kết rất nhiều tiện ích hấp dẫn, quyền lợi cho khách hàng nhưng khi ký hợp đồng thì lại không hề có những điều đó. Vì vậy, trước khi ký hợp đồng sử dụng văn phòng ảo, bạn nên đến trực tiếp trụ sở để có thể “tận mắt” kiểm tra những quyền lợi và tiện được cam kết.
Đối với W2O, khi hợp tác cùng chúng tôi bạn sẽ chắc chắn nhận được những tiện ích sau đây:
- Địa chỉ đăng ký công ty: Hệ thống có 12 địa chỉ đắc địa tại trung tâm TP.HCM và Hà Nội, thành phố Lạng Sơn, giúp bạn thoải mái lựa chọn địa điểm phù hợp cho công ty của mình.
- Tiếp nhận thư từ/bưu phẩm: Tiếp nhận thư từ, bưu phẩm và chuyển phát thư từ và bưu phẩm đến tận nơi.
- Hệ thống văn phòng tiếp khách sang trọng: Hệ thống văn phòng tiếp khách được thiết kế sang trọng, hiện đại rất phù hợp cho việc đón tiếp và gặp mặt đối tác
- Nhân viên lễ tân tận tình: Đội ngũ nhân viên lễ tân xinh đẹp luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc cho bạn.
- Internet wifi tốc độ cao: Mạng Internet wifi cáp quang có tốc độ từ 200Mbps đến 500Mbps.
- Tiện ích máy nước uống: Các địa điểm cung cấp sẵn máy nước uống nóng lạnh
- Tư vấn thành lập doanh nghiệp miễn phí: Bạn sẽ được miễn phí tư vấn thành lập doanh nghiệp từ Bộ phận pháp lý và luật sư của chúng tôi.
- Quảng bá thương hiệu tại trụ sở: Logo thương hiệu của bạn sẽ được chiếu trực tiếp trên bảng điện tử LCD hiện đại tại 12 văn phòng.
- Sử dụng khu vực tiếp đón chung: Bạn có thể sử dụng MIỄN PHÍ hệ thống văn phòng tiếp khách của W2O trên toàn bộ 12 chính nhánh khắp cả nước, bất cứ lúc nào.
- Hỗ trợ thủ tục cấp Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp: Dịch vụ hỗ trợ xử lý thủ tục cấp Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp 100% vốn Việt Nam chỉ với 1.300.000 VND.
- Miễn phí khắc con dấu doanh nghiệp: Miễn phí khắc dấu tên công ty theo yêu cầu.
- Thiết bị văn phòng tiên tiến: Sử dụng các thiết bị máy móc văn phòng tiên tiến như máy photocopy, máy scan và máy in ấn.
- Được miễn phí sử dụng hệ thống phòng họp đẳng cấp: MIỄN PHÍ sử dụng phòng họp đẳng cấp đạt chuẩn có giá trị lên đến 57.600.000đ/năm
- Miễn phí dịch vụ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Dịch vụ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được hỗ trợ MIỄN PHÍ 100%.
- Điện thoại tổng đài riêng: Miễn phí cài đặt điện thoại tổng đài riêng.
- Tên miền quốc tế: Đăng ký tên miền quốc tế (.com; .net; .org).
- Tạo email theo tên miền riêng: Hỗ trợ tạo email theo tên miền riêng.
- Miễn phí bản in ấn
- Đặt bảng hiệu tại công ty: Đặt bảng tên, thông tin công ty tại tòa nhà văn phòng hạng sang của W2O
- Miễn phí in danh thiếp công ty: Dịch vụ in danh thiếp công ty được miễn phí.
- Cung cấp nước uống trà, cafe sữa pha máy rang xay nóng lạnh.
- Đăng ký thông tin tài khoản ngân hàng: MIỄN PHÍ đăng ký thông tin tài khoản ngân hàng.
- MIỄN PHÍ duy trì điện thoại tổng đài riêng.
- Chỗ ngồi làm việc vãng lai: Tặng gói sử dụng chỗ ngồi vãng lai miễn phí
- Bạn còn được tặng Chữ ký số & Token Key.
Bảo mật thông tin
Đây là điều tối cần thiết khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, bởi vị khi bạn sẽ cần cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết thư số điện thoại, email, số điện thoại công ty, mã số thuế… để có thể sử dụng địa chỉ văn phòng ảo. Chính vì vậy, các thông tin này cần phải được bảo mật tuyệt đối. Tránh gây ảnh hưởng đến khách hàng.
Hợp đồng rõ ràng, có giá trị pháp lý
Bạn cũng đừng quên đọc thật kỹ hợp đồng và đối chiếu pháp lý chính xác. Tránh các điều khoản bất lợi hay gian lận trọng hợp đồng. Đây là cơ sở pháp lý bảo vệ quyền lợi của bạn khi có bất kỳ tranh chấp hay vi phạm hợp đồng nào xảy ra.
Xem thêm chi tiết tại bài viết “ Lưu ý cần biết khi ký hợp đồng thuê văn phòng ” nhé
[maxbutton id=”5″ ]
W2O – Đơn vị cung cấp văn phòng ảo hơn 10 năm kinh nghiệm
Là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ văn phòng ảo tại Việt Nam, W2O đã khẳng định vị thế và danh tiếng của mình trong ngành với hơn 10 năm kinh nghiệm. Được biết đến là một đối tác đáng tin cậy, W2O không chỉ mang đến những giải pháp văn phòng ảo linh hoạt, mà còn tạo ra những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho mọi khách hàng.
[maxbutton id=”5″ ]
Với tầm nhìn sáng tạo và khả năng đáp ứng đa dạng các yêu cầu, W2O đã xây dựng một hệ thống dịch vụ hoàn hảo, từ việc cung cấp địa chỉ đăng ký công ty uy tín, đến việc hỗ trợ thủ tục hành chính và giải quyết các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp.
Với sự tập trung vào chất lượng và tận tâm với khách hàng, W2O đã xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy và bền vững với hàng ngàn doanh nghiệp và cá nhân trên khắp Việt Nam. Sứ mệnh của W2O là đồng hành và hỗ trợ khách hàng trong việc phát triển kinh doanh và xây dựng thương hiệu trên thị trường cạnh tranh.
Dựa trên tinh thần đổi mới và không ngừng hoàn thiện, W2O không chỉ là một đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo, mà còn là người đồng hành thấu hiểu và chia sẻ mục tiêu phát triển cùng với mọi đối tác và khách hàng của mình.
Hy vọng bài viết về dịch vụ văn phòng của W2O sẽ cung cấp thêm cho bạn đọc một chút thông tin về ưu nhược điểm của văn phòng ảo ! Hãy sử dụng ngay dịch vụ văn phòng ảo của W2O và cảm nhận rõ sự khác biệt nhé!
Các dịch vụ khách do W2O cung cấp:
CÔNG TY CỔ PHẦN W2O
🌐 Website: dichvuvanphongao.com
☎ Hotline: 0903009656
📧 Email: [email protected]
