Bạn đang có ý định thành lập công ty vào năm 2025 nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Việc nắm rõ quy trình thành lập doanh nghiệp là điều quan trọng để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian. Bài viết này của W2O sẽ giúp bạn hiểu rõ từng bước cần thực hiện, từ chuẩn bị hồ sơ, đăng ký kinh doanh đến hoàn tất các thủ tục sau khi thành lập.
Thành lập công ty là gì?
Thành lập công ty (hay còn gọi là thành lập doanh nghiệp) là quá trình trong đó một cá nhân hoặc tổ chức có mong muốn hoạt động kinh doanh sẽ tiến hành các thủ tục pháp lý cần thiết để đăng ký kinh doanh tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền, chẳng hạn như Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM hoặc các cơ quan chức năng tương tự. Việc đăng ký này nhằm xác lập tư cách pháp nhân cho doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đó được pháp luật Việt Nam bảo hộ.
Ngoài các thủ tục hành chính, việc thành lập doanh nghiệp còn đòi hỏi cá nhân, tổ chức sáng lập phải chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết để vận hành. Điều này bao gồm việc xác định địa điểm kinh doanh (văn phòng, nhà xưởng), đầu tư vào cơ sở vật chất (máy móc, thiết bị), xây dựng đội ngũ nhân sự, và chuẩn bị nguồn vốn để đảm bảo doanh nghiệp có thể đi vào hoạt động một cách ổn định và hiệu quả ngay từ những bước đầu tiên.
Khi nào bạn nên thành lập công ty?
Việc thành lập công ty không chỉ là bước đánh dấu sự khởi đầu của một hoạt động kinh doanh chuyên nghiệp mà còn giúp doanh nghiệp có được tư cách pháp lý vững chắc. Bạn nên xem xét đăng ký thành lập công ty khi:
- Cần xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT): Nếu khách hàng, đối tác yêu cầu hóa đơn VAT hoặc doanh nghiệp bạn thuộc diện cần kê khai thuế giá trị gia tăng, việc thành lập công ty là điều cần thiết.
- Hợp pháp hóa hoạt động kinh doanh: Nếu bạn đang kinh doanh nhưng chưa có đăng ký pháp lý, điều này có thể dẫn đến những rủi ro liên quan đến xử phạt hành chính, thuế hoặc các vấn đề pháp lý khác. Việc thành lập công ty sẽ giúp bạn hoạt động đúng theo quy định của pháp luật, bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.
- Muốn ký kết hợp đồng với tư cách pháp nhân: Một công ty có tư cách pháp nhân sẽ tạo dựng sự tin cậy trong giao dịch với đối tác, giúp dễ dàng ký kết hợp đồng mua bán, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.
Những điều kiện cần tuân thủ để thành lập công ty
Trước khi tiến hành đăng ký thành lập doanh nghiệp, bạn cần đảm bảo đáp ứng các điều kiện quan trọng dưới đây:
Điều kiện về người đại diện theo pháp luật và chủ sở hữu doanh nghiệp
- Cá nhân đăng ký thành lập công ty phải từ 18 tuổi trở lên.
- Có Chứng minh nhân dân (CMND), Căn cước công dân (CCCD) hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực.
- Không thuộc nhóm đối tượng bị pháp luật cấm thành lập doanh nghiệp (theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020).
Đặt địa chỉ trụ sở công ty hợp lệ
- Công ty phải có địa chỉ rõ ràng, hợp pháp để đăng ký kinh doanh.
- Không được sử dụng chung cư có mục đích để ở làm địa chỉ đăng ký trụ sở công ty (trừ khi chung cư đó có chức năng kinh doanh được cấp phép).
Cam kết về vốn điều lệ
- Vốn điều lệ là số vốn do chủ sở hữu, các thành viên hoặc cổ đông cam kết góp trong một khoảng thời gian nhất định.
- Khoản vốn này phải được góp đủ trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Việc lựa chọn mức vốn điều lệ cũng ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế và trách nhiệm tài chính của công ty.
Lựa chọn ngành nghề kinh doanh phù hợp
- Ngành nghề đăng ký phải thuộc danh mục được pháp luật Việt Nam cho phép.
- Một số ngành nghề có điều kiện đi kèm (như tài chính, giáo dục, y tế, bất động sản…) yêu cầu doanh nghiệp phải đáp ứng thêm các tiêu chí cụ thể trước khi đi vào hoạt động.
Lưu ý đặt đúng yêu cầu về tên công ty
- Tên công ty phải là duy nhất, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với những doanh nghiệp đã đăng ký trước đó trên toàn quốc.
- Đảm bảo không vi phạm quy định về sử dụng tên doanh nghiệp liên quan đến thương hiệu đã bảo hộ.
Lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp
Tùy vào mô hình kinh doanh, số lượng thành viên góp vốn và định hướng phát triển, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các loại hình phổ biến như:
- Công ty TNHH một thành viên (dành cho cá nhân hoặc tổ chức sở hữu duy nhất).
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên (tối đa 50 thành viên).
- Công ty cổ phần (không giới hạn số lượng cổ đông, phù hợp với doanh nghiệp có kế hoạch huy động vốn).
Lựa chọn đúng loại hình sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được trách nhiệm thuế, quyền lợi pháp lý, khả năng huy động vốn và mở rộng quy mô trong tương lai.
Quy trình, thủ tục thành lập công ty năm 2025
Muốn thành lập công một cách đúng quy trình và nhanh chóng nhất, doanh nghiệp hãy tuân thủ theo trình tự các bước thành lập công ty dưới đây:
Đăng ký loại hình doanh nghiệp
Trước khi thành lập công ty, bạn cần xác định loại hình doanh nghiệp phù hợp với quy mô và mục tiêu kinh doanh. Dưới đây là 5 loại hình phổ biến tại Việt Nam:
- Công ty TNHH một thành viên: Được sở hữu bởi một cá nhân hoặc một tổ chức. Chủ sở hữu chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài chính trong phạm vi số vốn đã góp. Nếu bạn quan tâm đến thủ tục thành lập công ty TNHH một thành viên, có thể tham khảo tư vấn từ W2O.
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Thành lập bởi từ 2 đến 50 cá nhân/tổ chức góp vốn. Trách nhiệm pháp lý của các thành viên cũng giới hạn trong phần vốn đã cam kết. Việc nghiên cứu kỹ thủ tục thành lập công ty TNHH hai thành viên sẽ giúp tránh những sai sót không đáng có.
- Công ty cổ phần: Loại hình này yêu cầu tối thiểu 3 cổ đông nhưng không giới hạn số lượng tối đa. Các cổ đông chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi số cổ phần sở hữu. Việc thành lập công ty cổ phần cần tuân theo các quy định pháp luật hiện hành.
- Doanh nghiệp tư nhân: Do một cá nhân làm chủ, có trách nhiệm vô hạn với toàn bộ tài sản cá nhân đối với mọi khoản nợ và nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp.
- Công ty hợp danh: Phải có ít nhất 2 thành viên hợp danh cùng kinh doanh dưới một tên chung. Ngoài ra, có thể có thành viên góp vốn nhưng họ không tham gia quản lý.
Tùy thuộc vào số lượng thành viên, quy mô hoạt động và định hướng phát triển, bạn có thể lựa chọn loại hình phù hợp để khi thành lập công ty đảm bảo mô hình quản lý doanh nghiệp hiệu quả.
Đặt tên công ty đúng quy định pháp luật
Tên công ty cần được viết bằng tiếng Việt, có thể kèm theo chữ số và ký hiệu, nhưng phải đảm bảo dễ phát âm và bao gồm ít nhất hai thành phần: loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Tên này phải được niêm yết tại trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Đồng thời, cần kiểm tra để tránh trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với tên của các doanh nghiệp khác đã đăng ký.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể có tên bằng tiếng nước ngoài, được dịch từ tiếng Việt sang ngôn ngữ khác. Phần tên riêng có thể giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng.
Đăng ký kinh doanh địa chỉ trụ sở chính
Trụ sở công ty phải được đặt tại lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ rõ ràng gồm số nhà, đường, phường, quận, thành phố/tỉnh, cùng các thông tin liên hệ như số điện thoại, fax, email (nếu có).
Trường hợp địa chỉ chưa có số nhà hoặc tên đường, doanh nghiệp cần bổ sung xác nhận của chính quyền địa phương vào hồ sơ đăng ký. Nếu chưa có văn phòng cố định, bạn có thể tham khảo giải pháp thuê văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh.
Lựa chọn ngành nghề kinh doanh
Ngành nghề kinh doanh đóng khi thành lập công ty vai trò quan trọng trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Bạn cần xác định rõ lĩnh vực hoạt động ngay từ đầu và đăng ký đầy đủ các ngành nghề dự định kinh doanh. Nếu muốn bổ sung ngành nghề sau này, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục cập nhật ngành nghề kinh doanh theo quy định pháp luật.
Xác định vốn điều lệ với cơ quan đăng ký
Vốn điều lệ do doanh nghiệp tự đăng ký, không có mức tối thiểu hoặc tối đa, trừ những ngành yêu cầu vốn pháp định. Người thành lập doanh nghiệp chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn đã đăng ký.
Mức thuế môn bài hàng năm tùy thuộc vào vốn điều lệ:
- Vốn trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm
- Vốn từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 đồng/năm
- Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh: 1.000.000 đồng/năm
Ngoài thuế môn bài, doanh nghiệp còn phải nộp các loại thuế khác:
- Thuế giá trị gia tăng (VAT): 10% trên doanh thu, kê khai theo quý.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp: Từ 20 – 25% trên lợi nhuận sau khi trừ các khoản chi phí hợp lệ.
- Thuế xuất nhập khẩu (nếu có): Mức thuế suất tùy theo mặt hàng và chính sách thuế tại thời điểm nhập/xuất hàng hóa.
Chuẩn bị giấy tờ hồ sơ đăng ký thành lập
Chuẩn bị 04 bản sao y công chứng không quá 03 tháng của CMND/Hộ chiếu/Căn cước công dân cho tất cả thành viên góp vốn thành lập công ty. (Có thể thực hiện sao y tại UBND Xã/Phường/Thị trấn).
Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể sử dụng dịch vụ của W2O, đơn vị chuyên hỗ trợ sao y công chứng trong quá trình thành lập doanh nghiệp.
Lựa chọn người đại diện pháp luật
Người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm chính trong các hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm việc ký kết hợp đồng, làm việc với cơ quan nhà nước và các bên liên quan.
Người đại diện có thể giữ các chức danh như Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị, tùy theo mô hình doanh nghiệp. Nếu vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày, người này phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định tại điều lệ công ty.
Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ đăng ký kinh doanh
Hồ sơ cần được lập theo quy định pháp luật, bao gồm giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông sáng lập, cùng các giấy tờ cá nhân đã sao y.
Nộp hồ sơ qua cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp
Người đại diện thực hiện việc đăng ký hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ cần bổ sung hoặc chỉnh sửa, hệ thống sẽ gửi thông báo qua email.
Mở tài khoản ngân hàng diện doanh nghiệp
Chuẩn bị Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sao y, con dấu, thông báo mẫu dấu, sau đó đến ngân hàng để mở tài khoản theo hướng dẫn của ngân hàng.
Sau khi có tài khoản, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo số tài khoản với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Đăng ký nộp thuế điện tử
Doanh nghiệp truy cập hệ thống kê khai thuế điện tử, chọn ngân hàng thực hiện nộp thuế. Sau đó, đến ngân hàng đã mở tài khoản để hoàn tất thủ tục đăng ký nộp thuế điện tử.
Khắc dấu con của công ty mới thành lập
Sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký, doanh nghiệp tiến hành khắc con dấu tròn. Để con dấu có hiệu lực pháp lý, doanh nghiệp cần thông báo mẫu dấu lên cơ quan đăng ký kinh doanh.
Theo quy định mới, doanh nghiệp có thể sở hữu nhiều con dấu có nội dung giống nhau để thuận tiện trong giao dịch.
Nộp thuế môn bài bằng chữ ký số điện tử
Doanh nghiệp cần nạp tiền vào tài khoản ngân hàng của công ty, sau đó sử dụng chữ ký số điện tử để thực hiện nộp thuế môn bài qua hệ thống kê khai thuế trực tuyến.
Mức thuế môn bài áp dụng theo vốn điều lệ:
- Trên 10 tỷ đồng: Nộp 3 triệu đồng/năm
- Từ 10 tỷ đồng trở xuống: Nộp 2 triệu đồng/năm
Nếu doanh nghiệp thành lập từ ngày 1/7 trở đi, mức thuế môn bài chỉ còn 50% so với quy định trên. Nếu doanh nghiệp chưa có chữ ký số, bắt buộc phải mua để thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế.
Xem thêm: Tổng hợp các khoản chi phí thành lập công ty năm 2025
Khai thuế ban đầu và đăng ký sử dụng hóa đơn VAT
Doanh nghiệp khi thành lập công ty chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn theo mẫu của cơ quan thuế. Sau đó, cơ quan thuế tiến hành kiểm tra thực tế địa chỉ trụ sở doanh nghiệp. Kết quả có thể là chấp nhận hoặc từ chối cấp quyền sử dụng hóa đơn.
Nếu được chấp thuận, doanh nghiệp mua hóa đơn GTGT theo nhu cầu và thực hiện thông báo phát hành hóa đơn thông qua phần mềm kê khai thuế điện tử.
Lưu ý quan trọng: Chỉ được xuất hóa đơn khi đã hoàn tất đầy đủ các thủ tục trên. Nếu vi phạm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm theo quy định pháp luật.
Báo cáo thuế và sổ sách kế toán định kỳ
Doanh nghiệp cần thực hiện báo cáo thuế hàng tháng, quý, năm theo quy định. Có thể thuê kế toán thuế hoặc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Lưu ý quan trọng: Một khi đã thành lập công ty, doanh nghiệp phải tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về kế toán và thuế. Thiếu sót bất kỳ thủ tục nào cũng có thể dẫn đến xử phạt tài chính nghiêm trọng.
Quy trình thành lập công ty năm 2025 đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ đầy đủ các thủ tục pháp lý. Việc nắm rõ từng bước sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và tránh những rủi ro không đáng có. Nếu bạn cần hỗ trợ từ A-Z, W2O sẵn sàng đồng hành cùng bạn với dịch vụ chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả. Hãy liên hệ ngay để được tư vấn và nhận báo giá chi tiết!
