Năm 2025, quy trình thành lập công ty tiếp tục được cải tiến nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp mới. Tuy nhiên, việc hiểu rõ các bước từ chuẩn bị thông tin, soạn thảo hồ sơ, đến hoàn tất thủ tục pháp lý là điều không thể bỏ qua. Trong bài viết này, W2O sẽ cung cấp chi tiết từng giai đoạn trong quy trình thành lập công ty tại Việt Nam, giúp bạn nắm rõ và thực hiện hiệu quả nhất.
Tìm hiểu về quy trình thành lập công ty
Quy trình thành lập công ty tại Việt Nam vào năm 2025 bao gồm các bước cơ bản như chuẩn bị thông tin, nộp hồ sơ, nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, khắc dấu pháp nhân, và đăng bố cáo công khai.
Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định các yếu tố như tên, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ và người đại diện pháp luật để đảm bảo phù hợp với quy định hiện hành. Hồ sơ sau đó được soạn thảo và nộp tại Sở Kế hoạch & Đầu tư hoặc qua cổng thông tin trực tuyến. Khi hồ sơ được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận giấy chứng nhận đăng ký, khắc con dấu và thực hiện thủ tục công bố thông tin. Các bước này không chỉ giúp công ty đi vào hoạt động hợp pháp mà còn đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.
Chuẩn bị hồ sơ cho quy trình thành lập công ty
Công ty tư nhân cần chuẩn bị giấy đề nghị đăng ký công ty và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân thuộc chủ sở hữu.
Công ty hợp danh cần chuẩn bị Giấy đề nghị đăng ký công ty; Điều lệ công ty; Danh sách các thành viên; Bản sao các loại giấy tờ sau:
- Giấy tờ pháp lý của từng thành viên, người đại diện theo ủy quyền cùng văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với các công ty có vốn đầu tư nước ngoài hoặc được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài.
Công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần cần chuẩn bị Giấy đề nghị đăng ký thành lập công ty hiện hành; Điều lệ của công ty cổ phần; Bản in danh sách thành viên (nếu là công ty TNHH hai thành viên trở lên) hoặc danh sách các cổ đông trực thuộc sáng lập và cổ đông thuộc đối tượng ;à đầu tư nước ngoài (đối với công ty cổ phần). Bản sao các loại giấy tờ:
- Hồ sơ giấy tờ của người đại diện theo pháp luật.
- Giấy tờ pháp lý của thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, người đại diện theo ủy quyền cùng văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư trong trường hợp có vốn từ nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.
Công ty TNHH một thành viên cần chuẩn bị Giấy đề nghị đăng ký công ty; Điều lệ công ty; Bản sao các loại giấy tờ:
- Hồ sơ giấy tờ của người đại diện theo pháp luật.
- Giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu công ty, người đại diện theo ủy quyền cùng văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu công ty có vốn từ nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.
Tham khảo chi phí thành lập công ty 2025
Chi phí thuộc quy trình thành lập công ty năm 2025 phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, quy mô và dịch vụ mà bạn sử dụng. Dưới đây là các khoản chi phí cơ bản cần cân nhắc:
- Chi phí đăng ký doanh nghiệp: Khoảng 50.000 – 100.000 VNĐ, gồm lệ phí đăng ký tại Sở Kế hoạch và Đầu tư và phí công bố thông tin doanh nghiệp
- Phí khắc con dấu: Dao động từ 200.000 – 500.000 VNĐ, phụ thuộc vào chất liệu và mẫu dấu bạn chọn
- Phí mua chữ ký số (Token): Khoảng 1.500.000 – 3.000.000 VNĐ, tùy gói dịch vụ và nhà cung cấp
- Phí mở tài khoản ngân hàng và hóa đơn điện tử: Mở tài khoản ngân hàng: miễn phí hoặc có phí tùy ngân hàng; Hóa đơn điện tử: Từ 300.000 VNĐ trở lên, tùy theo số lượng hóa đơn cần sử dụng
- Chi phí dịch vụ nếu thuê đơn vị hỗ trợ: Nếu chưa có kinh nghiệm, bạn có thể thuê dịch vụ hỗ trợ quy trình thành lập công ty. Chi phí này dao động từ 2.000.000 – 5.000.000 VNĐ hoặc cao hơn, đã bao gồm các thủ tục pháp lý cần thiết
- Thuế môn bài: Tùy theo vốn điều lệ, thường từ 2.000.000 – 3.000.000 VNĐ/năm cho năm đầu tiên
Tổng chi phí có thể dao động từ 5.000.000 – 10.000.000 VNĐ nếu tự làm hoặc cao hơn đôi chút nếu thuê dịch vụ trọn gói. Lưu ý rằng các khoản này không bao gồm chi phí đầu tư cơ sở vật chất ban đầu.
Để tối ưu chi phí và thủ tục, bạn nên tìm hiểu rõ các bước hoặc tham khảo các đơn vị hỗ trợ uy tín để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tiết kiệm thời gian.
Xem thêm: Tổng hợp các khoản chi phí thành lập công ty năm 2025
Hướng dẫn chi tiết quy trình thành lập công ty
Giai đoạn 1: Chuẩn bị thông tin và tài liệu
- Lựa chọn loại hình doanh nghiệp: Quyết định loại hình phù hợp (công ty tư nhân, công ty hợp danh, công ty TNHH, công ty cổ phần…).
- Lựa chọn ngành nghề kinh doanh: Đảm bảo ngành nghề không bị cấm và phù hợp với quy định pháp luật.
- Đặt tên công ty: Tên công ty phải tuân thủ quy định pháp luật, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn.
- Xác định địa chỉ trụ sở chính: Địa chỉ phải rõ ràng, có đầy đủ thông tin và không vi phạm quy định.
- Xác định thành viên/cổ đông góp vốn: Lập danh sách thành viên/cổ đông và tỷ lệ góp vốn.
- Xây dựng vốn điều lệ: Quyết định mức vốn điều lệ phù hợp với ngành nghề kinh doanh, phù hợp với khả năng tài chính của công ty.
- Xác định người đại diện pháp luật.
Giai đoạn 2: Soạn thảo và nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty
Hồ sơ gồm các tài liệu chính sau:
- Giấy đề nghị đăng ký công ty.
- Điều lệ công ty.
- Danh sách thành viên hoặc cổ đông góp vốn.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của các thành viên/cổ đông góp vốn.
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu có vốn đầu tư nước ngoài).
- Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục (nếu người làm không phải đại diện pháp luật).
- Giấy tờ bổ sung khác đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện (nếu cần).
- Nơi nộp hồ sơ: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty đặt trụ sở chính.
Giai đoạn 3: Nộp hồ sơ và đăng bố cáo
- Xác định cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký: Đầu tiên, cần xác định nơi nộp hồ sơ thành lập công ty, thường là Phòng Đăng ký Kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tại địa phương nơi đặt trụ sở chính của công ty. Ví dụ, nếu trụ sở công ty nằm tại TP.HCM, bạn cần nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký Kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM.
- Nộp hồ sơ và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: Hồ sơ cần được nộp trực tiếp tại cơ quan tiếp nhận, kèm theo khoản lệ phí để thực hiện việc công bố thông tin doanh nghiệp. Trong trường hợp người đại diện pháp luật không thể trực tiếp nộp hồ sơ, có thể ủy quyền hợp lệ cho người khác, với giấy ủy quyền theo quy định tại Điều 12, Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
- Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ được nộp và chấp nhận, cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ hợp lệ.
- Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: Cơ quan tiếp nhận sẽ thực hiện công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp nếu bạn đã thanh toán lệ phí tại bước nộp hồ sơ. Việc này nhằm đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Giai đoạn 4: Làm con dấu pháp nhân
- Lên ý tưởng thiết kế mẫu dấu: Trước khi khắc dấu, doanh nghiệp cần có bản thiết kế mẫu dấu. Bạn có thể tự thực hiện thiết kế hoặc nhờ các đơn vị chuyên nghiệp hoặc cơ sở khắc dấu hỗ trợ việc tạo mẫu.
- Thực hiện khắc dấu: Để khắc dấu pháp nhân, doanh nghiệp cần mang theo bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cùng mẫu thiết kế dấu (nếu đã có) đến một cơ sở chuyên khắc dấu được cấp phép.
- Nhận con dấu pháp nhân: Khi nhận dấu, đại diện doanh nghiệp cần xuất trình bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu người đại diện không trực tiếp đến nhận, có thể ủy quyền cho người khác kèm theo giấy ủy quyền có công chứng.
Giai đoạn 5: Thực hiện thủ tục sau khi thành lập
- Treo bảng hiệu tại trụ sở công ty
- Đăng ký chữ ký số
- Đăng ký tài khoản ngân hàng
- Đăng ký khai thuế qua mạng
- Nộp tờ khai và lệ phí môn bài: Nộp theo quy định pháp luật
- Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT
- Đăng ký và kích hoạt hóa đơn điện tử
- Chuẩn bị các điều kiện kinh doanh đối với ngành nghề có điều kiện
Quy trình thành lập công ty tại Việt Nam năm 2025 từ việc chuẩn bị thông tin, soạn thảo hồ sơ cho đến hoàn tất các thủ tục pháp lý, tất cả đều đóng vai trò quan trọng để giúp doanh nghiệp của bạn bắt đầu hoạt động một cách hợp pháp và thuận lợi. Hy vọng bài viết này đã mang đến cho bạn cái nhìn chi tiết và đầy đủ về quy trình cần thiết.
Hãy liên hệ ngay với đội ngũ pháp lý chuyên nghiệp của W2O nếu bạn cần hỗ trợ thành lập doanh nghiệp để hợp thức hóa kinh doanh.
Mời bạn đọc thêm: Hồ sơ thành lập công ty: Nội dung và các bước cần thiết