Chi tiết những điều cần biết khi thành lập công ty mới nhất!

“Những điều cần biết khi thành lập công ty” là một trong những chủ đề được nhiều nhà khởi nghiệp quan tâm. Việc hiểu rõ quy trình, thủ tục pháp lý và những yếu tố quan trọng không chỉ giúp bạn tránh sai sót mà còn đảm bảo sự thành công trong bước đầu kinh doanh. Từ việc chuẩn bị hồ sơ, chi phí thành lập đến các thủ tục cần thiết sau khi có giấy phép kinh doanh, tất cả đều cần được nắm vững. Qua bài viết, W2O sẽ cung cấp những thông tin chi tiết và hữu ích giúp bạn tự tin hơn khi bước vào hành trình xây dựng doanh nghiệp của riêng mình.

Những điều cần biết khi thành lập công ty

Xác định loại hình doanh nghiệp

Điều đầu tiên trong “những điều cần biết khi thành lập công ty” là lựa chọn loại hình, cần căn cứ vào quy mô và tính chất của doanh nghiệp là có thể trả lời được câu hỏi “Nên lựa chọn loại hình doanh nghiệp nào?” Theo Luật Doanh nghiệp 2020, Việt Nam hiện tại có 5 loại hình doanh nghiệp phổ biến như sau:

Công ty TNHH 1 thành viên

Loại hình này do một cá nhân hoặc một tổ chức là chủ sở hữu (có thể là người đại diện theo pháp luật) và chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi số vốn đầu tư ban đầu.

Mô hình sơ đồ tổ chức quản lý và hoạt động do cá nhân làm chủ sở hữu như sau:

Dưới đây là những điều cần biết khi thành lập công ty TNHH 1 thành viên:

• Nếu như doanh nghiệp của bạn là công ty nhỏ lẻ, chưa có vốn huy động lớn hoặc bạn muốn tự mình làm chủ doanh nghiệp thì nên chọn loại hình này.
• Mặt lợi chính là chủ công ty TNHH 1 thành viên chỉ cần chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn điều lệ, chi phí và vốn đầu tư ban đầu thấp hơn so với các loại khác, phù hợp với các cá nhân hoặc gia đình.
• Tuy nhiên, loại hình này vẫn có hạn chế: không được phát hành cổ phiếu, không giao dịch chứng khoán, mức độ tin tưởng với đối tác và khách hàng thấp,…

Công ty TNHH 2 Thành viên trở lên

Loại hình này sẽ có từ 2-50 thành viên góp vốn, thành viên có thể là cá nhân/ tổ chức có quốc tịch trong và ngoài nước.

Mẫu sơ đồ tổ chức công ty TNHH 2 thành viên trở lên: (Áp dụng đối với công ty TNHH 2 thành viên ngoài nhà nước.)

Tương tự như công ty TNHH 1 thành viên, là chỉ chịu trách nhiệm pháp lý ở phạm vi vốn ban đầu đã góp, giúp các thành viên tách biệt được tài sản cá nhân và tài sản góp vốn. Nhờ những yếu tố đó, công ty TNHH 2 thành viên được nhiều nhà đầu tư lựa chọn bởi giảm được khá nhiều rủi ro và áp lực trong kinh doanh.

Công ty cổ phần

Công ty cổ phần – đây là doanh nghiệp mà trong đó vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần. Loại hình công ty có từ ba người/tổ chức trở lên (có thể thuê hoặc chỉ định người đại diện theo pháp luật).

Mô hình sơ đồ tổ chức công ty cổ phần:

Công ty cổ phần không hạn chế tối đa số cổ đông, tận dụng việc phát hành cổ phiếu để huy động vốn cho doanh nghiệp, chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi số vốn điều lệ đã góp. Tuy nhiên, vì cơ cấu tổ chức cũng như các thủ tục pháp lý khác phức tạp bởi vì đặc điểm không giới hạn thành viên góp vốn.

Công ty hợp danh

Là công ty có ít nhất hai thành viên là chủ sở hữu của công ty, cùng nhau hoạt động dưới một tên chung.

Sơ đồ mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty hợp danh:

Tuy nhiên, hình thức này không phổ biến do hạn chế của nó là chịu trách nhiệm vô hạn với tài sản của cổ đông.

Công ty tư nhân

• Những điều cần biết khi thành lập công ty tư nhân – đây là một loại hình kinh doanh thuộc sở hữu của một cá nhân/một tổ chức thành lập. Cá nhân thành lập phải chịu trách nhiệm vô hạn với tài sản cá nhân.
• Sơ đồ tổ chức cơ bản của công ty tư nhân:

Ngành nghề kinh doanh

Đây là yếu tố quyết định sự thành công lâu dài của doanh nghiệp. Dưới đây là một số tiêu chí cần xem xét kỹ lưỡng khi chọn ngành nghề kinh doanh:

• Tìm hiểu xu hướng thị trường.
• Phân tích sở thích kinh nghiệm bản thân.
• Đánh giá và phân tích khả năng của công ty.
• So sánh đối chiếu với các ngành nghề khác.

Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty Quận 3, TP.HCM giá rẻ, trọn gói

Đặt tên cho công ty

Dưới đây là cách đặt “tên hợp pháp” ứng với từng “loại hình công ty”

• Công ty trách nhiệm hữu hạn: Công ty TNHH – Công ty trách nhiệm hữu hạn
• Công ty cổ phần: Công ty CP – Công ty cổ phần
• Công ty hợp danh: Công ty HD – Công ty hợp danh
• Doanh nghiệp tư nhân : DNTN – Doanh nghiệp TN – Doanh nghiệp tư nhân

Khi đặt tên cho công ty, bạn cần lựa chọn tên hợp pháp phù hợp với loại hình doanh nghiệp của mình. Tên doanh nghiệp cần phản ánh ngành nghề kinh doanh và loại hình công ty, tránh trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn. Đặc biệt, không nên sử dụng tên liên quan đến chính quyền, quân đội hoặc tổ chức chính trị-xã hội nếu không có sự cho phép. Tên công ty cũng cần dễ phát âm và có tính tương thích với tên miền, nhằm tạo sự dễ dàng trong việc nhận diện thương hiệu. Đây là một trong những điểm đáng chú ý trong “những điều cần biết khi thành lập công ty”.

Một số lưu ý khi quyết định đặt tên công ty:

• Không sử dụng tên trùng hoặc dễ gây nhầm lẫn.
• Tên tiếng Việt pháp phát âm được và có ít nhân hai thành tố.
• Tên công ty tiếng nước ngoài là tên dịch từ tiếng việt sang tương ứng
• Không sử dụng tên liên quan đến chính quyền, quân đội, tổ chức chính trị-xã hội trừ khi được cho phép.

Chọn địa chỉ trụ sở công ty

Những điều cần biết khi thành lập công ty tiếp theo là lựa chọn địa chỉ trụ sở. Địa chỉ này không chỉ là nơi kinh doanh mà còn phản ánh uy tín doanh nghiệp. Hãy chọn địa điểm đáng tin cậy, thuận tiện giao thông và đầy đủ thông tin.

• Nên chọn nơi có địa chỉ tin cậy như tiện ích, thuận tiện qua lại,…
• Địa chỉ đăng ký kinh doanh là nơi liên lạc và kinh doanh của công ty cần phải cung cấp địa chỉ đầy đủ, chính xác. Bao gồm số nhà, tên đường, hoặc tên các thành phố trực thuộc lãnh thổ Việt Nam, không được đặt ở nhà tập thể hay chung cư để ở.

Vốn điều lệ

Xác định vốn điều lệ là bước quan trọng vì nó liên quan đến thuế. Pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu, trừ một số ngành đặc biệt như bất động sản (yêu cầu 20 tỷ đồng).

Mức nộp thuế môn bài 2024 cho các tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa/dịch vụ:

• Với doanh nghiệp có vốn điều lệ trên 10 tỷ thì thuế môn bài cả năm là 3 triệu VNĐ.
• Với doanh nghiệp có vốn điều lệ dưới 10 tỷ thì thuế môn bài cả năm là 2 triệu VNĐ.
• Với các chi nhánh, những địa điểm kinh doanh hay văn phòng đại diện… là 1 triệu VNĐ.

Cập nhật mới nhất mức nộp thuế môn bài đối với cá nhân, hộ kinh doanh hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa/dịch vụ năm 2024:

• Doanh thu >500 triệu VNĐ/ năm: nộp 1 triệu đồng/năm
• Doanh thu 300-500 triệu VNĐ/ năm: nộp 5 trăm đồng/năm
• Doanh thu 100-300 triệu VNĐ/ năm: nộp 3 trăm đồng/năm

Xác định giám đốc doanh nghiệp, người đại diện

Những người này chịu trách nhiệm ký kết giấy tờ và giải quyết các vấn đề pháp lý.

• Các chức vụ cần được quyết định: Giám đốc, tổng giám đốc, chủ tịch hội đồng thành viên, chủ tịch hội đồng quản trị. Những người đại diện này sẽ chịu trách nhiệm: ký giấy, xử lý các hoạt động trước pháp luật.
• Người đại diện: hộ khẩu thường trú tại Việt Nam. Trường hợp vắng mặt tại Việt Nam trên 30 ngày thì cần ủy quyền bằng văn bản cho người khác.

Xem thêm: Điều kiện và quy trình thành lập công ty về giáo dục

Hồ sơ và thủ tục với cơ quan nhà nước cần biết khi thành lập công ty

Các thủ tục liên quan đến thuế và tài khoản ngân hàng được thực hiện tại cơ quan thuế và ngân hàng tương ứng. Các cơ quan có thẩm quyền như:

• Cơ quan sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính.
• Công an địa phương.
• Cơ quan thuế nơi công ty đặt trụ.
• Ngân hàng mở tài khoản cho doanh nghiệp.

Thời gian xử lý hồ sơ thường từ 3–5 ngày làm việc, không tính ngày lễ và cuối tuần.

Giấy tờ tùy thân

Các nhà đầu tư, thành viên hoặc người đại diện pháp luật cần mang theo CCCD hoặc hộ chiếu gốc còn hiệu lực.

Hồ sơ đăng ký gồm:

1. Đơn đề nghị cấp Giấy phép đăng ký doanh nghiệp.
2. Dự thảo về Điều lệ công ty.

Các tài liệu đính kèm:

• Đối với cá nhân: cần bản sao CMND, CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.
• Tổ chức đầu tư: cử người đại diện phần vốn, kèm giấy đăng ký kinh doanh và CCCD/CMND của đại diện.
• Người nước ngoài: cần giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật sang tiếng Việt, và công chứng.
• Việc chuẩn bị kỹ càng sẽ giúp quá trình thành lập diễn ra thuận lợi.

Hồ sơ đăng ký

Hồ sơ đăng ký cần có: đơn đề nghị đăng ký kinh doanh, điều lệ công ty, danh sách cổ đông hoặc thành viên, CMND/CCCD/hộ chiếu của các thành viên, và các giấy tờ liên quan (ví dụ: văn bản ủy quyền).

Quy trình cơ bản và thời gian cụ thể khi thành lập doanh nghiệp bao gồm:

• Chuẩn bị hồ sơ (khoảng 30 phút).
• Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia hoặc trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở (thời gian xử lý 3-5 ngày làm việc).
• Khắc dấu và cung cấp mẫu dấu (2 ngày làm việc).
• Hoàn thành thủ tục kê khai thuế (10-20 ngày làm việc).
• Lệ phí đăng ký sẽ khác nhau tùy theo địa phương.

Câu hỏi thường gặp

Tôi nên lựa chọn loại hình công ty nào thì phù hợp?

Một trong những điều cần biết khi thành lập công ty là lựa chọn loại hình phù hợp. Quyết định này dựa trên quy mô vốn, số lượng thành viên, cách tổ chức quản lý, và mức độ rủi ro. Các loại hình phổ biến gồm công ty TNHH (1 hoặc 2 thành viên trở lên), công ty cổ phần, và doanh nghiệp tư nhân. Ví dụ, công ty TNHH phù hợp với nhóm nhỏ, trong khi công ty cổ phần thích hợp để huy động vốn lớn và có nhiều cổ đông.

Vốn điều lệ có ảnh hưởng như thế nào đến doanh nghiệp của tôi?

Nó ảnh hưởng đến mức lệ phí môn bài, khả năng vay vốn, và lòng tin từ đối tác. Vốn điều lệ cao đồng nghĩa với trách nhiệm pháp lý lớn, nhưng việc giảm vốn sau này sẽ gặp khó khăn. Vì vậy, bạn cần đăng ký mức vốn phù hợp với năng lực tài chính và quy mô kinh doanh.

Doanh nghiệp tôi cần đóng những loại thuế nào?

Doanh nghiệp phải nộp thuế môn bài (dựa trên vốn điều lệ), thuế giá trị gia tăng (theo quý), và thuế thu nhập doanh nghiệp (sau năm tài chính). Ngoài ra, doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần nộp thuế xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Hiểu rõ các loại thuế giúp bạn tuân thủ quy định và tránh bị xử phạt.

Thành lập công ty mất bao lâu?

Thông thường, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận trong 3 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ. Thêm thời gian đăng bố cáo, khắc con dấu, và đăng ký mẫu con dấu, tổng thời gian hoàn tất có thể từ 10–20 ngày làm việc, tùy thuộc vào việc chuẩn bị giấy tờ đầy đủ và đúng hạn.

Hy vọng những thông tin của W2O đã giúp bạn hiểu rõ hơn về những điều cần biết khi thành lập công ty. Việc nắm vững quy trình và các thủ tục cần thiết sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro không đáng có, tiết kiệm thời gian, chi phí và tập trung tốt hơn vào việc phát triển kinh doanh. W2O chúc bạn thành công trên con đường khởi nghiệp và xây dựng doanh nghiệp của mình!