Đối với startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ thì một trong những vấn đề khiến họ đau đầu là chi phí. Bởi vận hành và phát triển kinh doanh phải tốn nhiều thời gian, công sức. Chính vì thế, văn phòng ảo trở thành “cơn sốt” và phát triển mạnh mẽ tại TP. HCM. Đây là giải pháp tối ưu giúp họ vừa làm việc vừa sở hữu địa chỉ đăng ký kinh doanh “đắc địa” tại Quận 1, Quận Bình Thạnh…. Vậy cùng W2O tìm hiểu doanh nghiệp cần lưu ý gì về hợp đồng thuê văn phòng ảo HCM để tránh rủi ro nhé.
Khái niệm văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo hay còn gọi là mô hình 0m2, đây là hình thức cho thuê địa chỉ kinh doanh hợp pháp ngay trung tâm thành phố có vị trí chiến lược quan trọng. Ngoài ra, mô hình này còn cho phép doanh nghiệp sở hữu các tiện ích như một văn phòng cao cấp. Bao gồm: lễ tân, phòng tiếp khách, phòng họp, bảng tên điện tử, internet wifi, nước uống…
Hiểu đơn giản, văn phòng ảo là một địa chỉ văn phòng cho thuê. Khi bạn có nhu cầu thành lập công ty hoặc cần văn phòng giao dịch, dịch vụ văn phòng sẽ cung cấp cho bạn các tiện ích cần thiết cần thiết của một văn phòng cao cấp.
Hơn thế, bạn có thể làm việc ở bất cứ đâu mà không cần phải đến công ty bởi tất cả đã có nhân viên lễ tân chịu trách nhiệm. Đây là một biện pháp giảm chi phí và tăng hiệu quả kinh doanh trong bước đầu thành lập doanh nghiệp.
Những điều cần biết về hợp đồng thuê văn phòng ảo
Thủ tục hợp đồng thuê văn phòng ảo được thể hiện cụ thể thông qua hợp đồng cho thuê. Hợp đồng thuê chính là văn bản trao đổi giữa bên thuê và bên cho thuê và chỉ có hiệu lực khi và chỉ khi có chữ ký hai bên. Theo quy định của pháp luật, thủ tục thuê văn phòng cần có những giấy tờ sau:
- Hợp đồng thuê văn phòng ảo: hai bên thảo luận và thống nhất. Văn bản này được soạn thành 2 bản, hai bên ký và mỗi bên sẽ giữ một bản.
- Biên bản thanh lý hợp đồng: biên bản này chỉ sử dụng khi hết han hợp đồng thuê văn phòng. Hoặc trường hợp một trong hai bên không muốn thuê văn phòng nữa.
- Phụ lục hợp đồng: Đây là phục lục được đi kèm với hợp đồng cho thuê. Tờ giấy này không bắt buộc trong thủ tục thuê văn phòng.
- Giấy tờ sở hữu hoặc giấy chứng nhận sử dụng văn phòng hợp pháp, tòa nhà cho thuê. Giấy tờ này chỉ dành cho bên cho thuê văn phòng
10 lưu ý khi thuê văn phòng ảo doanh nghiệp nên biết
Lập kế hoạch thuê văn phòng ảo
Trước khi thuê văn phòng ảo bạn cần lập kế hoạch cụ thể trước khi tìm không gian phù hợp với những gì bạn tìm kiếm. Điều này sẽ giúp bạn vạch rõ mục tiêu, tài chính, không gian văn phòng ra sao. Nhờ vậy, bạn sẽ tránh bị tác động khách hàng làm thay đổi suy nghĩ ban đầu. Từ đó, bạn sẽ tìm được không gian phù hợp với ý tưởng bạn đã đặt ra ban đầu.
Tính pháp lý của tòa nhà
Trước khi muốn đặt văn phòng ảo, điều bạn cần làm là tìm hiểu ngay tính pháp lý của tòa nhà một cách rõ ràng. Bạn có thể tìm kiếm thông tin trên mạng hoặc trực tiếp đến tòa nhà để được nhân viên tư vấn hỗ trợ. Hãy kiểm chứng tòa nhà cho phép thuê văn phòng ảo bằng các hợp đồng và các công ty đã đặt địa chỉ tại đó. Trường hợp, bạn chọn các tòa nhà không có kinh nghiệm hay đang gặp vấn đề pháp lý sẽ khiến doanh nghiệp bạn mất nhiều thời gian hơn.
Vị trí thuê văn phòng ảo
Vị trí thuê đóng vai trò vô cùng quan trọng nó sẽ giúp khách hàng, nhân viên bạn dễ dàng tiếp cận khách hàng một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, bạn cần quan sát địa điểm kinh doanh có an ninh không? Xung quanh có những tiện ích gì? Giao thông đi lại như thế nào? Do đó, tùy vào nhu cầu, tài chính mà doanh nghiệp có thể lựa chọn vị trí thuê văn phòng ảo Quận 1 phù hợp với mình.
Thời gian thuê văn phòng ảo
Thời gian thuê cũng là vấn đề bạn cần lưu ý khi thuê văn phòng ảo. Thông thường hợp đồng thuê sẽ ký từ một đến vài năm. Đây là thời gian phù hợp nhất để doanh nghiệp bạn nâng cập văn phòng hoặc lựa chọn một loại hình kinh doanh phù hợp. Do đó, bạn cần có kế phát triển doanh nghiệp cụ thể bởi việc thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh liên tục thường sẽ mất thời gian và gặp khá nhiều vấn đề phát sinh.
Tìm hiểu kỹ về không gian văn phòng ảo
Không gian văn phòng đóng vai trò quan trọng góp phần đến việc kinh doanh hiệu quả trong công việc. Do đó, bạn nên hạn chế việc tìm những văn phòng có không gian kín, diện tích khá hạn hẹp. Bạn cần tìm không gian làm việc thoáng đãng, rộng rãi, sang trọng, thuận tiện trong việc tiếp đoán khách hàng và đối tác.
Tìm kiểm kỹ về nhà cung cấp dịch vụ
Trước khi quyết định thuê văn phòng, bạn nên dành thời gian tìm hiểu kỹ thông tin về nhà cung cấp dịch vụ. Những điều bạn làm là đọc thông tin giới thiếu, đánh giá từ khách hàng về nhà cung cấp này thông qua mạng internet. Đây là một trong những lưu ý khi thuê văn phòng mà bạn không nên bỏ qua.
Tham khảo về giá thuê
Doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo với mục đích lớn nhất là tiết kiệm chi phí. Do đó, trên thị trường có vô vàn đơn vị cung cấp dịch vụ này. Vì thế, việc tìm hiểu kĩ về giá cả sẽ giúp bạn tìm được nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo giá rẻ, uy tín phù hợp và thuận lợi cho việc phát triển.
Tìm kiểu về các tiện ích văn phòng
Bên cạnh giá thuê văn phòng thì yếu tố tiện ích cũng là vấn đề bạn nên quan tâm. Bởi, khi thuê văn phong ảo bên cạnh cung cấp địa chỉ đăng ký kinh doanh bạn còn nhận những tiện ích của một văn phòng cao cấp. Cụ thể, bao gồm: khu vực tiếp khách, phòng họp, điện, nước, internet wifi, bảng tên điện tử… được sử dụng miễn phí. Do đó, bạn cần tìm hiểu kĩ về vấn đề này trước khi thuê văn phòng ảo TP.HCM.
Vấn đề hợp đồng thuê văn phòng ảo
Đây là điểm lưu ý khi xem hợp đồng thuê văn phòng ảo mà doanh nghiệp không được bỏ qua. Mọi thông tin chi tiết trong hợp hợp đồng phải được hai bên liệt kê chính xác. Cụ thể, gói dịch vụ, thời gian thuê, chi phí… doanh nghiệp phải hết sức lưu ý và đọc thật kỹ nội dung hợp đồng.
Kế hoạch dự phòng
Khi thành lập doanh nghiệp, bạn nên có thói quen lập kế hoạch dự phòng bởi trong tương lai bạn không muốn bị bó buộc hợp đồng trước đó. Bạn cần chuẩn bị cho sự phát triển trong quá trình phát triển công ty, khả năng mở rộng sau này. Điều này sẽ giúp bạn tránh được những mâu thuẫn về sau.
Có thể nói, trào lưu khởi nghiệp đã kéo theo mô hình văn phòng ảo ngày càng phát triển. Đây là một dịch vụ mang lại giá trị thực tế cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, khi thuê văn phòng ảo bạn cần chú ý đến những vấn đề hợp đồng, chi phí, lợi ích mà dịch vụ này mang lại.
>>Mời bạn tham khảo: Khám phá sự khác biệt giữa văn phòng truyền thống và văn phòng trọn gói
