Việc chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty cổ phần là bước quan trọng để khởi đầu một doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều người vẫn băn khoăn về quy trình và các yêu cầu hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký thành lập loại hình công ty này. Để giúp bạn có cái nhìn tổng quan và chi tiết về vấn đề này, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn các bước cần thiết và các tài liệu bắt buộc trong hồ sơ thành lập công ty cổ phần.
Hồ sơ thành lập công ty cổ phần là gì?
Hồ sơ thành lập công ty cổ phần là bộ tài liệu cần thiết để đăng ký thành lập công ty cổ phần tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Hồ sơ này phải đầy đủ và chính xác để đảm bảo công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Những đặc điểm chính của công ty cổ phần
Công ty cổ phần (CTCP) là một loại hình doanh nghiệp phổ biến ở Việt Nam. Dưới đây là những đặc điểm cơ bản của công ty cổ phần:
Tư cách pháp nhân
Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Quy định và số lượng cổ đông
- Yêu cầu số lượng cổ đông tối thiểu là 3 cổ đông.
- Không đặt giới hạn về số lượng cổ đông tối đa.
- Cổ đông có quyền chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ các trường hợp bị hạn chế theo quy định tại khoản 3 Điều 120 và khoản 1 Điều 127 của luật này.
- Trách nhiệm của cổ đông đối với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty được giới hạn trong phạm vi số vốn đã góp.
Tổ chức quản lý
Theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam, cơ cấu tổ chức quản lý của công ty cổ phần thường bao gồm:
- Đại hội đồng cổ đông: Cơ quan quyết định cao nhất.
- Hội đồng quản trị (HĐQT): Quản lý và điều hành công ty.
- Ban giám đốc: Điều hành công việc hàng ngày của công ty.
- Ban kiểm soát (nếu có): Kiểm tra, giám sát hoạt động của công ty (bắt buộc với công ty có từ 11 cổ đông trở lên hoặc có cổ đông là tổ chức sở hữu trên 50% vốn điều lệ).
Chuyển nhượng cổ phần
- Cổ đông có quyền chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ các hạn chế chuyển nhượng trong điều lệ công ty hoặc theo quy định của pháp luật (ví dụ: cổ phần phổ thông của cổ đông sáng lập chỉ được chuyển nhượng sau 3 năm kể từ ngày công ty đăng ký).
- Nếu Điều lệ công ty quy định hạn chế việc chuyển nhượng cổ phần, các hạn chế này chỉ có giá trị pháp lý khi được ghi rõ trên cổ phiếu của các cổ phần liên quan.
Vốn điều lệ
- Vốn điều lệ được chia thành nhiều cổ phần có mệnh giá bằng nhau.
- Các cổ đông góp vốn bằng cách mua cổ phần, và phần góp vốn này được thể hiện dưới hình thức cổ phiếu.
Linh hoạt trong huy động vốn
So với các loại hình doanh nghiệp khác, công ty cổ phần có lợi thế lớn trong việc huy động vốn nhờ quyền phát hành đa dạng các loại chứng khoán, bao gồm cổ phiếu và trái phiếu.
Hồ sơ thành lập công ty cổ phần 2024 bao gồm những gì?
Theo quy định hiện hành, hồ sơ đăng ký thành lập công ty cổ phần 2024 gồm các giấy tờ chính như sau:
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
Giấy theo mẫu quy định. Đây là một phần quan trọng trong hồ sơ thành lập doanh nghiệp cộng ty cổ phần, trong đó bao gồm các thông tin cơ bản về công ty như tên, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, loại hình doanh nghiệp, và thông tin của người đại diện theo pháp luật.
Sau khi cơ quan nhà nước xét duyệt và chấp nhận, công ty sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, qua đó công ty được công nhận là một pháp nhân hợp pháp có quyền hoạt động kinh doanh.
Xem thêm: Giấy quyết định thành lập công ty ban hành mới nhất
Dự thảo điều lệ công ty
Điều lệ phải có chữ ký của tất cả cổ đông sáng lập (nếu là cá nhân) hoặc người đại diện theo pháp luật/người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập (nếu là tổ chức).
Bản sao hợp lệ các giấy tờ liên quan
- Giấy tờ pháp lý của cá nhân: Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của cổ đông là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật/người đại diện theo ủy quyền.
- Giấy tờ pháp lý của tổ chức (đối với cổ đông là tổ chức): Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương; Văn bản ủy quyền cho người đại diện, kèm giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện.
- Giấy tờ pháp lý của tổ chức nước ngoài: Phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư: Đối với trường hợp công ty có sự tham gia của nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, theo Luật Đầu tư.
Danh sách cổ đông và người đại diện
- Danh sách cổ đông sáng lập theo mẫu.
- Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, nếu có, theo mẫu.
- Danh sách người đại diện theo ủy quyền (đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài) theo mẫu.
Hồ sơ ủy quyền (nếu có)
- Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của cổ đông.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (trừ trường hợp tổ chức là cơ quan nhà nước) và văn bản ủy quyền kèm theo giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo ủy quyền của tổ chức.
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với doanh nghiệp có nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, theo quy định của Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn.
- Nếu người nộp hồ sơ không phải chủ sở hữu doanh nghiệp, người được ủy quyền phải nộp bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân:
- Bản sao hợp lệ của giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp: Đối với công dân Việt Nam: Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu; Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu hoặc giấy tờ tương đương còn hiệu lực.
Tất cả đều kèm theo văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp (không cần công chứng hoặc chứng thực).
Lưu ý quan trọng đối với hồ sơ thành lập công ty cổ phần
- Tất cả các giấy tờ nộp cần đảm bảo hợp lệ và còn hiệu lực theo quy định pháp luật.
- Đối với tổ chức hoặc nhà đầu tư nước ngoài, các tài liệu phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
- Điều lệ công ty cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, có chữ ký của các cổ đông sáng lập (nếu là cá nhân) hoặc người đại diện theo pháp luật/người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập (nếu là tổ chức). Điều lệ cần phản ánh rõ các quy định về tổ chức và hoạt động của công ty.
- Trong trường hợp không phải chủ sở hữu doanh nghiệp nộp hồ sơ, người được ủy quyền phải cung cấp giấy tờ chứng thực cá nhân hợp lệ và văn bản ủy quyền.
- Hồ sơ thành lập công ty cổ phần cần được nộp đúng hạn và theo đúng quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc thiếu giấy tờ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ yêu cầu bổ sung, làm trì hoãn quá trình cấp phép.
Các yêu cầu trên được thực hiện theo quy định của Quyết định 855/QĐ-BKHĐT năm 2021 và Luật Doanh nghiệp hiện hành.
Thủ tục nộp hồ sơ thành lập công ty cổ phần và thời gian xử lý
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tuyến tại trang web Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng), hoặc nộp qua hình thức trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch & Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Lưu ý: tại một số thành phố lớn như TP. Hồ Chí Minh, TP. Hà Nội,Bình Dương,… Phòng Đăng ký kinh doanh chỉ chấp nhận hồ sơ nộp trực tuyến.
Trong khoảng 5-7 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra và đánh giá tính hợp lệ, sau đó cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ thông báo yêu cầu doanh nghiệp chỉnh sửa và bổ sung hồ sơ trước khi nộp lại.
Như vậy, việc chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty cổ phần là một bước quan trọng để đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi. Đảm bảo các giấy tờ như Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, danh sách cổ đông sáng lập và các giấy tờ pháp lý khác sẽ giúp bạn hoàn tất thủ tục nhanh chóng. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích, nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với các chuyên gia tư vấn của W2O để được hỗ trợ kịp thời.
Mời bạn đọc thêm: Trọn bộ thủ tục đăng ký thành lập công ty cập nhật
