Các nhà đầu tư trước giờ phải đến trực tiếp phòng đăng ký kinh doanh để nộp hồ sơ đăng ký. Tuy nhiên, trong thời gian gần đây, đặc biệt là kể từ sau đại dịch COVID-19, các cơ quan ban ngành đã đẩy mạnh việc thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến (online). Bộ Kế hoạch và Đầu tư tiên phong trong việc cải cách hành chính và triển khai các thủ tục làm hồ sơ trực tuyến. Hôm nay, W2O xin nêu rõ và hướng dẫn các bạn quy trình đăng ký thành lập doanh nghiệp online.
Quy định đăng ký thành lập doanh nghiệp qua online
Điều 42 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về việc đăng ký thành lập doanh nghiệp online như sau:
Hình thức đăng ký
Doanh nghiệp hoặc người thành lập doanh nghiệp thực hiện đăng ký thành lập doanh nghiệp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (Cổng thông tin).
Xác thực hồ sơ
Tổ chức/cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng 1 trong 2 hình thức đăng ký sau:
- Sử dụng chữ ký số.
- Tài khoản đăng ký kinh doanh (TKDKKD) để xác thực hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
Tài khoản đăng ký kinh doanh
- Theo khoản 4 Điều 26 Luật Doanh nghiệp: TKĐKKD là tài khoản được sử dụng để xác thực hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp online trong trường hợp người có thẩm quyền ký văn bản yêu cầu tiến hành đăng ký doanh nghiệp mà không cần đến chữ ký số.
- Được cung cấp và chứng nhận bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Quy trình tạo tài khoản đăng ký kinh doanh: Cá nhân truy cập Cổng thông tin và kê khai thông tin -> Hệ thống tạo TKDKKD sau khi xác nhận thông tin cá nhân đầy đủ, chính xác theo giấy tờ pháp lý và đáp ứng mức độ đảm bảo xác thực người nộp hồ sơ của Hệ thống.
Quy định về tài khoản đăng ký kinh doanh (TKDKKD)
- Một cá nhân chỉ được cấp một TKDKKD
- Cá nhân được cấp TKDKKD chịu trách nhiệm pháp luật về: Tính chính xác, hợp pháp của thông tin đăng ký để được cấp TKDKKD và việc sử dụng TKDKKD.
Trách nhiệm của Phòng Đăng ký kinh doanh: Tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức/cá nhân tìm hiểu thông tin và thực hiện đăng ký thành lập doanh nghiệp online.
Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp online
Nội dung hồ sơ
- Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử (online) bao gồm các dữ liệu theo quy định đồng thời phải được trình bày dưới dạng văn bản điện tử.
- Giá trị pháp lý: Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sẽ có giá trị pháp lý giống với hồ sơ đăng ký bằng hình thức giấy tờ.
Định dạng tệp văn bản điện tử
- Văn bản điện tử: Là hình thức văn bản truyền tải thông tin dữ liệu được số hóa từ văn bản giấy, nhưng vẫn đảm bảo độ chính xác và đầy đủ nội dung so với bản gốc.
- Tệp có đuôi mở rộng theo định dạng: “.doc”, “.docx” hoặc “.pdf”.
Tham khảo thêm: Quy trình đăng ký hồ sơ trực tuyến
Yêu cầu đối với hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp online
Nội dung hồ sơ
- Đầy đủ và chính xác: Bao gồm các giấy tờ theo quy định, được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Tên văn bản điện tử phải tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bản giấy.
- Ký tên điện tử hoặc scan chữ ký: Người có thẩm quyền ký văn bản yêu cầu đăng ký doanh nghiệp, thành viên, cổ đông hoặc cá nhân khác có quyền: Ký trực tiếp bằng chữ ký số trên văn bản điện tử hoặc ký trực tiếp trên bản giấy và quét (scan).
- Thông tin đăng ký đầy đủ: Thông tin đăng ký doanh nghiệp được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải hoàn toàn trùng khớp với thông tin trong hồ sơ bản giấy. Đảm bảo đầy đủ các thông tin như số điện thoại, thư điện tử, thông tin liên lạc khác của người nộp hồ sơ.
Xác thực hồ sơ
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải được xác thực bằng một trong hai phương thức sau:
- Chữ ký số: Của người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền.
- Tài khoản đăng ký kinh doanh (TKDKKD): Của người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền.
Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp online sử dụng chữ ký số
Bước 1: Kê khai thông tin, nộp hồ sơ và thanh toán lệ phí
- Truy cập đường dẫn Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Điền đầy đủ và chính xác thông tin yêu cầu theo hướng dẫn trên trang web.
- Tải về văn bản điện tử, ký chữ ký số vào phần xác thực hồ sơ.
- Thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp online.
Bước 2: Nhận phiếu nhận hồ sơ
Sau khi hoàn tất nộp hồ sơ, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
Bước 3: Nhận kết quả đăng ký
- Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Đơn vị Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp.
- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ: Đơn vị Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông tin chưa hợp lệ bằng hình thức online thông qua website, gmail được cung cấp đến doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, hoàn thiện hồ sơ.
Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp online sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh
Bước 1: Kê khai thông tin, nộp hồ sơ và thanh toán lệ phí
- Sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh (TKDKKD) để truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Điền đầy đủ và chính xác thông tin yêu cầu theo hướng dẫn trên trang web.
- Tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ bằng TKDKKD.
- Thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp online.
Bước 2: Nhận phiếu nhận hồ sơ
Sau khi hoàn tất nộp hồ sơ, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
Bước 3: Nhận kết quả đăng ký
- Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Đơn vị Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp.
- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ: Đơn vị Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông tin chưa hợp lệ bằng hình thức online thông qua website, gmail đến doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
Giải đáp những câu hỏi thường gặp khi đăng ký thành lập doanh nghiệp online
Đối tượng nào là người có quyền thành lập doanh nghiệp?
Người đăng ký thành lập doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện của người đại diện pháp luật theo quy định của Luật Doanh nghiệp, ví dụ như phải là thành viên và có đủ năng lực hành vi dân sự…
Điều kiện kinh doanh khi thành lập doanh nghiệp bao gồm những gì?
Khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, cần lưu ý các điều kiện như loại hình công ty, địa chỉ trụ sở, tên, ngành nghề kinh doanh, và vốn điều lệ sao cho phù hợp với quy mô hoạt động.
Những ưu điểm và nhược điểm khi thành lập doanh nghiệp là gì?
Ưu điểm
- Thuận tiện huy động vốn từ bên ngoài;
- Ngành nghề đăng ký đầu tư kinh doanh không bị giới hạn;
- Có quyền xuất hóa đơn giá trị gia tăng kèm theo được khấu trừ thuế giá trị gia tăng;
- Trong trường hợp diễn ra cạnh tranh không lành mạnh sẽ được pháp luật can thiệp và bảo vệ;
- Không giới hạn số lượng lao động (khác với HKD cá thể chỉ được sử dụng dưới 10 lao động);
- Dễ dàng mở rộng quy mô kinh doanh qua việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
Nhược điểm
- Sổ sách kế toán phức tạp, phải nộp báo cáo thuế hàng quý và hàng năm;
- Phải nộp nhiều loại thuế với mức thuế suất cao (doanh nghiệp phải đóng 20% thuế thu nhập doanh nghiệp/năm nếu kinh doanh có lãi);
- Tuân thủ chuẩn mực các quy định ban hành của Luật Doanh nghiệp.
Bài viết vừa rồi của W2O đã cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết quy trình, điều kiện, cũng như những câu hỏi thường gặp khi đăng ký thành lập doanh nghiệp online. Hy vọng rằng những kiến thức này sẽ giúp bạn nắm bắt rõ ràng hơn về thủ tục và có sự chuẩn bị tốt nhất để nhanh chóng thành lập doanh nghiệp của mình.
Có thể bạn quan tâm: Thành lập doanh nghiệp tư nhân: Kinh nghiệm từ chuyên gia
