Điều kiện và thủ tục thành lập công ty ở Việt Nam năm 2025

Năm 2025, với những cập nhật mới từ Luật Doanh nghiệp và các quy định liên quan, việc nắm rõ các điều kiện và thủ tục thành lập doanh nghiệp trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Hiểu đúng và thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo hoạt động hợp pháp ngay từ những ngày đầu tiên. Trong bài viết này, W2O sẽ cung cấp thông tin chi tiết, rõ ràng về điều kiện và các bước thực hiện để thành lập công ty ở Việt Nam một cách hiệu quả và nhanh chóng.

Thành lập công ty là gì?

Thành lập công ty ở Việt Nam (hay còn gọi là thành lập doanh nghiệp), là quá trình mà cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu kinh doanh tiến hành các thủ tục pháp lý cần thiết. Đây là bước đăng ký kinh doanh với cơ quan chức năng có thẩm quyền (chẳng hạn như Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM) nhằm xác nhận tư cách pháp nhân và đảm bảo rằng mọi hoạt động của doanh nghiệp được bảo hộ theo hệ thống pháp luật Việt Nam.

Bên cạnh đó, để một tổ chức có thể đi vào hoạt động kinh doanh, quá trình này cũng yêu cầu chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết như văn phòng, nhà xưởng, trang thiết bị, nhân lực, vốn và các yếu tố liên quan khác.

Xem thêm: Các bước thành lập công ty tổ chức sự kiện mới nhất 2025

Điều kiện đầy đủ để thành lập công ty ở Việt Nam

Việc thành lập công ty ở Việt Nam đòi hỏi các cá nhân/tổ chức đáp ứng đủ điều kiện theo Luật Doanh nghiệp 2020 và các quy định liên quan. Dưới đây là các điều kiện cụ thể, chi tiết:

Điều kiện về chủ thể thành lập công ty ở Việt Nam

Nếu chủ thể là cá nhân

Yêu cầu có năng lực hành vi dân sự đầy đủ (từ đủ 18 tuổi, không bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự). Không thuộc các trường hợp bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp:

• Cán bộ, công chức, viên chức nhà nước (trừ trường hợp được pháp luật cho phép).
• Sĩ quan, hạ sĩ quan quân đội, công an nhân dân đang công tác (trừ trường hợp được ủy quyền theo quy định).
• Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang chấp hành án tù, hoặc bị cấm hành nghề theo phán quyết của tòa án.
• Các trường hợp khác theo quy định tại Điều 17, Luật Doanh nghiệp 2020.

Nếu chủ thể là tổ chức

Trong trường hợp chủ thể thành lập công ty ở Việt Nam, yêu cầu phải có tư cách pháp nhân và không thuộc các trường hợp bị cấm kinh doanh theo pháp luật.

Điều kiện về ngành nghề kinh doanh

Doanh nghiệp chỉ được đăng ký ngành nghề kinh doanh không thuộc danh mục bị cấm kinh doanh (Điều 6, Luật Đầu tư 2020).

Một số ngành nghề có điều kiện cần phải đáp ứng các tiêu chí đặc biệt, ví dụ:

• Ngành nghề yêu cầu giấy phép con (dịch vụ vận tải, giáo dục, y tế…).
• Ngành nghề yêu cầu vốn pháp định (bất động sản, bảo hiểm…).
• Ngành nghề yêu cầu chứng chỉ hành nghề (luật sư, kiểm toán, bác sĩ…).

Điều kiện về đặt tên công ty hợp lệ

Tên công ty ở Việt Nam phải đáp ứng các quy định sau :

• Thành phần cấu thành: Tên loại hình doanh nghiệp + Tên riêng. (Ví dụ: Công ty TNHH ABC, Công ty Cổ phần XYZ)
• Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên công ty đã đăng ký trước đó trên phạm vi toàn quốc
• Không sử dụng các từ ngữ, ký hiệu vi phạm thuần phong mỹ tục hoặc cấm theo quy định pháp luật.

Điều kiện về vốn thành lập

Vốn điều lệ: Doanh nghiệp có thể tự do đăng ký vốn điều lệ tùy thuộc vào khả năng tài chính và nhu cầu hoạt động. Tuy nhiên, một số ngành nghề yêu cầu mức vốn điều lệ tối thiểu (vốn pháp định), ví dụ: Bất động sản – 20 tỷ đồng; Tổ chức tín dụng – từ 300 tỷ đồng trở lên (tùy loại hình).

Vốn góp: Phải góp đủ vốn trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Điều kiện về địa chỉ trụ sở chính

• Trụ sở công ty phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ cụ thể (số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).
• Không được sử dụng căn hộ chung cư chỉ để ở làm trụ sở kinh doanh (theo quy định của Luật Nhà ở).

Điều kiện về thành viên, cổ đông góp vốn

Thành viên, cổ đông tham gia góp vốn phải đảm bảo:

• Không thuộc đối tượng bị cấm góp vốn, thành lập doanh nghiệp.
• Góp đủ vốn cam kết trong thời hạn luật định (90 ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp).

Điều kiện về hồ sơ thành lập công ty

Tùy thuộc vào loại hình thành lập công ty ở Việt Nam, hồ sơ thành lập bao gồm:

Đối với công ty TNHH Một Thành Viên

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu công ty.

Đối với công ty TNHH Hai Thành Viên trở lên

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên góp vốn.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của thành viên góp vốn.

Đối với công ty Cổ phần ở Việt Nam

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách cổ đông sáng lập.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cổ đông sáng lập.

Điều kiện về nghĩa vụ pháp lý sau khi thành lập

• Khắc dấu công ty và thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và thông báo số tài khoản với cơ quan thuế.
• Đăng ký chữ ký số để nộp thuế điện tử.
• Kê khai thuế ban đầu, nộp thuế môn bài và phát hành hóa đơn.

Một số điều kiện quy định bổ sung

• Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài cần tuân thủ quy định riêng về đăng ký và cấp phép đầu tư.
• Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu cần đăng ký mã số thuế xuất nhập khẩu.

Hồ sơ đăng ký thành lập công ty ở Việt Nam

Tùy theo loại hình doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký thành lập công ty ở Việt Nam sẽ có một số khác biệt, nhưng cơ bản bao gồm các giấy tờ sau đây:

• Đơn đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty (có đầy đủ chữ ký của các cá nhân tham gia thành lập doanh nghiệp).
• Danh sách thành viên: Áp dụng cho công ty TNHH hai thành viên trở lên. Đối với công ty cổ phần, cần danh sách cổ đông sáng lập.
• Bản sao hợp lệ giấy tờ cá nhân: Áp dụng cho các thành viên hoặc cổ đông góp vốn.
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư: Yêu cầu đối với doanh nghiệp có vốn góp từ nhà đầu tư nước ngoài.
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư còn hiệu lực: Nếu doanh nghiệp có thành viên hoặc cổ đông là người nước ngoài.
• Văn bản ủy quyền: Cần thiết nếu ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ.

Trường hợp thành viên hoặc cổ đông góp vốn là tổ chức, cần bổ sung:

• Đối với tổ chức trong nước: Quyết định thành lập, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc tài liệu tương đương) và bản sao hợp lệ giấy tờ cá nhân của đại diện được ủy quyền quản lý phần vốn góp. Đồng thời, cần văn bản ủy quyền từ chủ sở hữu cho người đại diện.
• Đối với tổ chức nước ngoài: Các tài liệu tương tự tổ chức trong nước nhưng phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật.

Quy trình và thủ tục thành lập công ty ở Việt nam

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, việc thành lập công ty ở Việt Nam thường trải qua các bước chính sau:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị thông tin cần thiết

Trước khi lập hồ sơ, chủ doanh nghiệp và các thành viên sáng lập cần thống nhất những thông tin cơ bản, bao gồm:

• Địa chỉ trụ sở chính.
• Người đại diện theo pháp luật.
• Vốn điều lệ và tỷ lệ góp vốn.
• Loại hình công ty.
• Tên doanh nghiệp.
• Ngành nghề kinh doanh.

Giai đoạn 2: Soạn thảo hồ sơ thành lập doanh nghiệp

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ thông tin, doanh nghiệp tiến hành soạn thảo và chuẩn bị hồ sơ theo quy định, bao gồm các giấy tờ cần thiết đã được liệt kê trước đó.

Giai đoạn 3: Nộp hồ sơ thành lập công ty và đăng bố cáo

• Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
• Thanh toán lệ phí nộp hồ sơ và đăng bố cáo.
• Phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và phản hồi trong vòng 03 ngày làm việc.

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ đăng bố cáo thông tin doanh nghiệp nếu bạn đã nộp lệ phí.

Giai đoạn 4: Thực hiện các thủ tục sau khi đăng ký thành lập

Khắc con dấu công ty

• Doanh nghiệp tự quyết định mẫu và số lượng con dấu.
• Sau khi có con dấu, doanh nghiệp không cần thông báo mẫu dấu trên hệ thống quốc gia.

Treo bảng hiệu tại trụ sở công ty

• Bảng hiệu cần đầy đủ các thông tin: tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế,…
• Doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 10 triệu đến 15 triệu đồng nếu không treo bảng hiệu tại trụ sở chính.

Đăng ký chữ ký số

Chữ ký số (dạng USB) là công cụ cần thiết để thực hiện các giao dịch điện tử như:

• Ký hóa đơn, tờ khai thuế.
• Ký hợp đồng điện tử.

Mở tài khoản ngân hàng

Doanh nghiệp cần thực hiện các công việc:

• Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Bản sao công chứng giấy tờ cá nhân của người đại diện.
• Quyết định bổ nhiệm kế toán (nếu có).

Kê khai và nộp thuế môn bài

Thời hạn nộp: Ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động kinh doanh. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (nếu chưa kinh doanh).

Theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp mới thành lập sau ngày 25/02/2020 được miễn lệ phí môn bài năm đầu tiên.

Mức lệ phí môn bài

Mua và phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử và thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế.

Xin giấy phép đủ điều kiện kinh doanh (nếu cần)

Một số ngành nghề yêu cầu giấy phép con, ví dụ:

• Ngành dược phẩm: Giấy phép kinh doanh dược, chứng chỉ hành nghề.
• Ngành in ấn: Giấy phép hoạt động ngành in.
• Ngành dịch vụ bảo vệ: Giấy chứng nhận đủ điều kiện an ninh trật tự…

Hiểu rõ các điều kiện và thủ tục pháp lý thành lập công ty ở Việt Nam sẽ giúp doanh nghiệp vững vàng ngay từ những ngày đầu tiên, tránh những rủi ro không đáng có. Nếu bạn đang tìm kiếm sự hỗ trợ chuyên nghiệp, W2O luôn sẵn sàng đồng hành, tư vấn và cung cấp giải pháp toàn diện để việc thành lập công ty trở nên nhanh chóng, hiệu quả và tối ưu nhất!

Mời bạn đọc thêm: Thủ tục thành lập công ty liên doanh với nước ngoài 2025