Bất cứ một công việc nào khi được giao và hoàn thành đều cần có tiêu chuẩn để đánh giá. Doanh nghiệp muốn vững mạnh thì việc xác định KPI cụ thể cho mỗi đầu việc là điều vô cùng cần thiết. Vậy Cách làm việc hiệu quả để đạt được KPI như thế nào? Hãy theo dõi bài viết dưới đây để hiểu hơn nhé!
KPI là gì?
KPI (Key Performance Indicator) là hệ thống các chỉ số nhằm đưa ra những yếu tố đánh giá hiệu suất và mức độ hiệu quả công việc. Thông qua KPI, chúng ta sẽ hiểu rõ hơn về quá trình làm việc của một cá nhân/công ty đã đạt được đến mức nào của mục tiêu chiến lược được đề ra.
Lấy một ví dụ minh họa cụ thể ứng dụng KPI từ đời sống. Khi bạn đi thăm khám tại bệnh viện đa khoa, muốn biết các cơ quan chức năng trong thể hoạt động như thế nào thì bạn phải thực hiện kiểm tra tổng quát. Sau khi hoàn tất mẫu thử, bạn nhận được một bản báo cáo kết quả bằng những chỉ số kèm thang đo mức độ tương ứng. Cụ thể như: nhịp tim, huyết áp, thần kinh, tai, mũi họng, chân tay, X quang… Những chỉ số và thông tin đó chính là KPI thể hiện tình trạng sức khỏe ở từng cơ quan trong cơ thể bạn.
Bạn theo dõi sức khỏe của bản thân, còn các doanh nghiệp theo dõi tình hình hoạt động ở từng bộ phận, phòng ban. Nhờ xác định KPI mà bạn biết được tình trạng sức khỏe, doanh nghiệp biết được hiệu quả công việc. Từ đó lên kế hoạch công việc để đưa ra hướng giải quyết kịp thời, chỉnh đốn chất lượng làm việc nhằm tránh xảy ra vấn đề nghiêm trọng khác.
Tại sao phải xác định KPI?
Khi hiểu được KPI là gì, bạn cũng cần nắm được, mục đích cao nhất của việc xác định KPI trong đánh giá công việc. Từ đó, giúp bạn đảm bảo nhân viên thực hiện đúng trách nhiệm và có cách làm việc hiệu quả nhất.
KPI mang lại sự công bằng tối đa. Khi kê khai KPI, người lao động đã mang bên mình trách nhiệm để gánh vác nhiệm vụ được giao. Đồng thời được thúc đẩy để tăng tính sáng tạo, có cách làm việc hiệu quả và có cách đạt được KPI nhanh chóng.
Vốn dĩ các chỉ số KPI mang tính định lượng cao, do đó đảm bảo tính logic, minh bạch và rõ ràng. Dựa trên việc hoàn thành KPI mà doanh nghiệp có chế độ thưởng/phạt tương ứng mà không gây ra sự hiểu lầm, mất lòng hoặc mất công bằng trong doanh nghiệp.
Cách làm việc hiệu quả để đạt được KPI
Tránh xa các kênh mạng xã hội “ngốn thời gian”
Lướt Facebook, Zalo là thói quen khó bỏ mỗi ngày của dân công sở. Khi đã là thói quen ăn sâu vào nếp sống thì dù bận đến đâu bạn cũng sẽ thích chút thời gian để ghé thăm các trang mạng xã hội cho “đỡ nhớ”. Chính vì thế, cứ “vài phút” trích ra lại nhân lên gấp bội. KPI vẫn ở đó và bạn vẫn ì ạch ở những bước đầu tiên của công việc.
Lời khuyên cho bạn là sử dụng những phần mềm quản lý khóa các trang mạng xã hội và website gây xao nhãng cho bạn. Hình thành được thói quen tránh xa mạng xã hội giúp bạn nâng cao khả năng tập trung và tốc độ làm việc. Công việc hiệu quả hơn bao giờ hết cũng nhờ vậy mà ra!
Lên kế hoạch công việc rõ ràng
Trước hết xác định KPI của bạn là gì? Công việc nào quan trọng cần xử lý trước hết, thời hạn mỗi công việc bạn cần giải quyết, thời gian khấu hao để sửa chữa sai sót. Hãy hoạch định tất cả những câu hỏi phục vụ cho cách đạt KPI của bạn chi tiết nhất có thể.
Kế hoạch làm việc chung cho bạn cái nhìn tổng quan, kế hoạch làm việc cụ thể từng nhiệm vụ cho bạn cái nhìn thấu đáo. Thay vì một list việc dài ngoằng khiến bạn cảm thấy mệt mỏi hoang hoang, thì hãy rút gọn và phân chia nó thành những việc nhỏ. Tỉ mỉ note từng lưu ý cho chúng sẽ giúp bạn dễ kiểm soát và không bỏ lỡ mất công việc nào.
Xác định đội ngũ nhân viên phù hợp
Mỗi công việc và vị trí có những đặc thù cũng như công cụ phục vụ quá trình làm việc khác nhau. Như đầu bếp thì có bếp trưởng, bếp phó và phụ bếp, công cụ của họ là dao, thớt, xoong, nồi. Quá trình làm việc có ăn rơ với nhau hay không là do cách phân bổ trách nhiệm: bếp trưởng lên công thức nấu, bếp phó nấu và phụ bếp sơ chế. Tương tự như ở các doanh nghiệp.
Khi thành lập được đội ngũ phù hợp, hãy họp lại để cùng nhau đưa ra những ý tưởng hiệu quả nhất cho công việc. Chìa khóa cho quá trình làm việc nhóm thành công là “lắng nghe”, cùng thảo luận, cùng tiếp thu, tạo động lực cho nhau để tìm ra cách đạt được KPI tốt nhất.
Làm ngay lập tức
“Việc hôm nay chớ để ngày mai”, nếu cần thiết phải làm việc gì, bạn hãy làm ngay tập tức trước khi cảm giác lười biếng ập đến. Sự quyết tâm cao độ và cố gắng không ngừng là thứ bạn cần phải trang bị cho chính mình dù ở bất cứ công việc nào. Cách đạt được KPI công việc đơn giản nhất là vực dậy tinh thần của bạn, lao vào làm việc.
“Nghỉ ngơi thêm chút, 5 phút nữa thôi tôi sẽ làm…” là những mỏ neo, trì kéo bản thân các bạn không nhích đi được trên chặng đường chinh phục KPI. Bạn hiểu KPI là gì, bạn hiểu tầm quan trọng của chúng và bạn cũng biết hậu quả như thế nào nếu không đạt KPI? Thế nên, gạt ngay những suy nghĩ lười biếng và ngồi vào bàn làm việc ngay thôi!
Tính toán sẵn phương án dự phòng
Trong quá trình làm việc luôn có những tình huống xảy ra đột xuất nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Bạn đâu biết được ngày mai con của bạn bị ốm, phải hoãn công việc đưa con đi khám? Cũng chẳng biết trước sẽ có công việc được giao phải hoàn thành gấp?
Chính vì tính gấp rút và bất ngờ khiến bạn bối rối chẳng kịp xử lý. Kéo theo hiệu quả công việc giảm sút, tinh thần trì trệ. Vì vậy hãy xác định KPI nhằm phân bổ thời gian lên kế hoạch công việc hợp lý, tốt nhất là chỉ với 80% thời gian dự kiến sẽ hoàn thành. Tính toán sẵn phương án dự phòng sẽ giúp bạn bình tĩnh trước tất cả tình huống.
Kết luận
Việc đưa những chỉ số KPI vào doanh nghiệp là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản trị doanh nghiệp. Từ việc nắm rõ tình hình hoạt động của từng tế bào trong doanh nghiệp mà có cái nhìn tổng quan để đánh giá các vấn đề còn tồn đọng. Kịp thời đề ra các chiến lược, chiến thuật thông minh giúp doanh nghiệp có những bước đi vững chắc trên thị trường cạnh tranh khốc liệt ngày nay.
Xem thêm: Thuê văn phòng ảo thành lập công ty – Tại sao không?
