Hiện nay, nhiều doanh nghiệp kinh doanh hoạt động ở nhiều địa phương khác nhau lựa chọn đặt trụ sở giao dịch, văn phòng đại diện. Tuy nhiên, nhiều công ty có nhu cầu thành lập phòng giao dịch, văn phòng đại diện này lại chưa thực sự hiểu rõ các quy định pháp luật và mô hình.
Vậy chúng ta hiểu thế nào là văn phòng giao dịch, văn phòng đại diện? Và nên lựa chọn loại hình nào để phù hợp với mục đích của công ty. Hãy cùng W2O tham khảo qua bài viết sau nhé.
Giải thích khái niệm văn phòng giao dịch
Văn phòng giao dịch không phải là một thuật ngữ pháp lý, mà là thuật ngữ thường dùng để chỉ các đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Hiện nay, pháp luật chưa quy định cụ thể về văn phòng giao dịch, nhưng trên thực tế văn phòng giao dịch có thể hiểu là địa chỉ kinh doanh của các doanh nghiệp. Theo Khoản 3 Điều lệ số 44 của Luật công ty 2020, địa điểm kinh doanh là nơi công ty tiến hành các hoạt động kinh doanh cụ thể, sản xuất, mua bán hàng hóa.
Như vậy, địa điểm kinh doanh của công ty có thể ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính, được đặt tại các tỉnh, thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính hoặc chi nhánh. Công ty có thể thành lập một hoặc nhiều địa điểm trên địa bàn tỉnh, thành phố nơi công ty đặt trụ sở để tiến hành hoạt động kinh doanh.
Giải thích khái niệm văn phòng đại diện
Theo Khoản 2 Điều lệ 45 Luật Doanh nghiệp 2014, văn phòng đại diện là đơn vị trực thuộc doanh nghiệp có nhiệm vụ đại diện theo sự ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp. Như vậy, văn phòng đại diện được hiểu là loại hình không trực tiếp kinh doanh, không ký kết hợp đồng kinh tế với đối tác trừ khi được sự cho phép của trụ sở chính.
Công ty quản lý các hoạt động từ văn phòng đại diện nên mọi hoạt động như khai báo giá thuê, xuất hóa đơn đều do văn phòng đại diện quản lý. Vì vậy, nếu chủ doanh nghiệp cần một địa chỉ hợp pháp giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các giao dịch với đối tác mà không nhất thiết phải thực hiện các hoạt động sinh lời thì văn phòng đại diện cố định là một giải pháp tối ưu và phù hợp nhất.
Điểm khác biệt giữa văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện
Sau khi đã tìm hiểu cụ thể về các khái niệm, cấu tạo và hoạt động của hai thuật ngữ. Tiếp theo, W2O sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những điểm khác biệt giữa văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện.
Trụ sở chính
Văn phòng giao dịch khác với văn phòng đại diện ở chỗ nó là địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Văn phòng giao dịch chỉ là tên mà một doanh nghiệp tự đặt cho mình khi đăng ký kinh doanh. Như vậy, trên địa bàn một tỉnh, công ty chỉ được thành lập một hoặc nhiều phòng giao dịch. Muốn mở rộng kinh doanh thì phải thành lập chi nhánh, không thể mở phòng giao dịch ở tỉnh mà chưa đặt trụ sở chính ở đó.
Đối với văn phòng đại diện, trụ sở có thể đặt tại tỉnh nơi công ty đặt trụ sở chính, chi nhánh hoặc tỉnh khác nơi không có trụ sở chính. Như vậy, một công ty hay một công ty có thể thành lập nhiều văn phòng tại một hoặc nhiều thành phố, thị xã, quận, huyện…
Phạm vi hoạt động
Đối với văn phòng giao dịch thực chất là địa điểm kinh doanh, là nơi có thể bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và thực hiện các hoạt động được công ty ủy quyền. Tuy nhiên, một địa điểm kinh doanh được thành lập nhưng sẽ không có con dấu riêng và sẽ chịu sự giám sát, hạch toán và quản lý hóa đơn.
Đối với văn phòng đại diện, phạm vi hoạt động chính là có quyền thực hiện các công việc hành chính theo ủy quyền, thay mặt công ty giới thiệu để giao dịch với khách hàng. Đây là văn phòng trung gian giúp công ty giao tiếp, giao dịch với đối tác, cung cấp và hỗ trợ doanh nghiệp… Nhìn chung, văn phòng đại diện không có chức năng thương mại, có thể ký kết hợp đồng khi được ủy quyền của trụ sở chính.
Mã số thuế, các loại thuế phải nộp
Đối với văn phòng giao dịch: có mã số thuế 13 số riêng và báo cáo thuế theo mã số văn phòng ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Đối với văn phòng đại diện: không có mã số thuế riêng.
Đối với địa điểm kinh doanh cùng tỉnh, thành phố với nơi đặt trụ sở chính của công ty thì thực hiện khai và nộp thuế cho địa điểm kinh doanh.
Đối với địa điểm kinh doanh khác tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở chính của công ty thì địa điểm kinh doanh phải đăng ký mã số thuế phụ thuộc với chi cục thuế nơi đặt trụ sở chính và kê khai theo mã số thuế thuế phụ thuộc.
Thủ tục mở văn phòng
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện sẽ phức tạp và tốn nhiều thời gian hơn so với văn phòng giao dịch. Để tiết kiệm thời gian và tiền bạc, bạn có thể tham khảo dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại W2O để hỗ trợ bạn trong vấn đề này.
Văn phòng ảo là gì? tìm hiểu ngay nhé
Nên lựa chọn thành lập văn phòng giao dịch hay văn phòng đại diện?
Dựa vào những thông tin đã nêu trên, ta thấy được nhưng khác biệt cơ bản giữa các loại hình văn phòng của doanh nghiệp. Do đó, để quyết định thành lập loại hình nào cần dựa vào nhu cầu thực tế để đưa ra quyết định:
Trường hợp công ty có nhu cầu mở rộng hoạt động thì cơ sở thương mại chuyên về lĩnh vực cụ thể trên địa bàn tỉnh, thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính không có chức năng đại diện. Nếu muốn lựa chọn thủ tục và nghiệp vụ đơn giản, công ty nên chọn thành lập văn phòng giao dịch
Trường hợp công ty muốn mở cơ sở kinh doanh tại nhiều tỉnh, thành phố khác, được hoạt động trong mọi ngành nghề công ty đăng ký, có thể linh hoạt hạch toán thuế độc lập hoặc phụ thuộc. Ngoài ra được ủy quyền ký kết hợp đồng kinh tế và xuất hóa đơn cho khách hàng, công ty nên lựa chọn thành lập chi nhánh.
Trong trường hợp công ty muốn thăm dò thị trường, theo dõi hoạt động của thương hiệu công ty, không thực hiện chức năng thương mại. Các công ty nên xem xét khả năng thành lập văn phòng đại diện để tránh các nghĩa vụ báo cáo thuế phức tạp cũng như thủ tục thành lập đơn giản và nhanh chóng hơn.
Lời Kết
Trên đây là tư vấn của W2O về sự khác biệt của văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc hoặc nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý liên quan xin vui lòng liên hệ trực tiếp đến W2O qua hotline để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.
