Chi tiết thủ tục & điều kiện khi thành lập công ty phần mềm

Ngành công nghệ thông tin đang bùng nổ với tiềm năng tăng trưởng vượt bậc, khiến thành lập công ty phần mềm trở thành lựa chọn hấp dẫn cho nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, để khởi đầu thành công, bạn cần hiểu rõ quy trình, điều kiện pháp lý, và cách tối ưu hóa các chính sách ưu đãi như thuế suất 10% trong 15 năm. Cùng W2O khám phá bí quyết xây dựng doanh nghiệp phần mềm chuyên nghiệp, từ chọn ngành nghề, vốn điều lệ, đến chiến lược thu hút nhân tài, ngay trong bài viết này!

Cơ sở căn cứ pháp lý thành lập công ty phần mềm

Theo Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 được áp dụng từ ngày 01/01/2021.

• Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP hiệu lực từ ngày 04/01/2021.
• Theo Nghị định 71/2007/NĐ-CP hiệu lực từ ngày 03/05/2007.
• Theo Thông tư 13/2020/TT-BTTTT hiệu lực từ ngày 19/08/2020.
• Theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hiệu lực từ ngày 01/05/2021.
• Theo Thông tư 219/2013/TT- BTC hiệu lực từ ngày 31/12/2013.
• Theo Thông tư 78/2014/TT-BTC hiệu lực từ ngày 18/06/2014.

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã mở ra vô vàn cơ hội cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực phần mềm. Bên cạnh đó, các chính sách của Chính phủ cũng không ngừng tạo điều kiện thuận lợi để ngành công nghiệp phần mềm phát triển mạnh mẽ. Theo Nghị định 71/2007/NĐ-CP, các quy định liên quan đến dịch vụ phần mềm được nêu rõ như sau:

• Sản phẩm phần mềm là phần mềm và tài liệu đính kèm được sản xuất và được thể hiện hay lưu trữ ở bất kỳ một dạng vật thể nào, sản phẩm này có thể mua bán hoặc chuyển giao cho đối tượng khách khai thác và sử dụng.
• Dịch vụ phần mềm bao gồm các hoạt động hỗ trợ trực tiếp liên quan đến phần mềm như sản xuất, cài đặt, vận hành, sử dụng, nâng cấp, bảo hành, bảo trì, và những công việc tương tự khác.

Vậy, khi thành lập công ty phần mềm, doanh nghiệp có thể sản xuất chọn sản phẩm phần mềm hoặc cung cấp dịch vụ phần mềm.

Thủ tục và hồ sơ cần chuẩn bị khi thành lập công ty phần mềm.

• Đơn đề nghị đăng ký thành lập công ty phần mềm.
• Dự thảo điều lệ công ty.

Danh sách thành viên đi kèm các giấy tờ sau:

• Đối với cá nhân góp vốn: Bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực pháp luật.
• Đối với tổ chức góp vốn: Quyết định góp vốn, quyết định bổ nhiệm người đại diện góp vốn, bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện pháp luật.

Quy trình thành lập công ty phần mềm

Bước 1: Chuẩn bị trước tên-địa chỉ của công ty phần mềm

• Cấu trúc tên công ty: Loại hình doanh nghiệp + tên riêng.
• Địa chỉ trụ sở chính: Rõ ràng, đảm bảo hợp pháp.

Bước 2: Bầu chọn người đại diện theo pháp luật cho công ty phần mềm.

Bước 3: Chọn ngành nghề kinh doanh & loại hình doanh nghiệp

Phải phù hợp với pháp luật, nếu là ngành nghề có điều kiện thì cần đáp ứng đủ các yêu cầu.

Bước 4: Chuẩn bị vốn điều lệ tối thiểu và thực hiện kê khai vốn điều lệ cho công ty phần mềm.

• Đưa ra mức vốn tối thiểu của công ty phần mềm
• Kê khai vốn điều lệ: Phù hợp với ngành nghề kinh doanh và chiến lược phát triển.

Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ/Soạn thảo hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp phần mềm và nộp hồ sơ lên Sở KH & ĐT

Chi tiết giấy tờ cần thiết để đăng ký cụ thể:

• Giấy tờ đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Danh sách điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên góp vốn.
• Bản sao CCCD/CMND có thể dùng hộ chiếu của từng thành viên.
• Giấy tờ chứng nhận đăng ký đầu tư (vốn đầu tư nước ngoài).
• Giấy ủy quyền (nếu có).

Nộp hồ sơ lên Sở KH & ĐT

• Xác định cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.
• Tiến hành nộp hồ sơ và lệ phí để đăng bố cáo.
• Nhận giấy tờ chứng nhận đăng ký kinh doanh từ cơ quan chức năng.

Bước 6: Khắc con dấu và công bố nội dung đăng ký công ty phần mềm.

• Thiết kế con dấu và khắc con dấu.
• Nhận con dấu và lưu mẫu dấu theo quy định.

Điều kiện để hoạt động công ty phần mềm

Để thành lập công ty phần mềm, địa chỉ trụ sở phải hợp pháp, nằm trên lãnh thổ Việt Nam và được xác định rõ ràng theo bốn cấp hành chính. Doanh nghiệp cần đảm bảo có quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp đối với địa chỉ này.

Những cá nhân góp vốn và người đại diện pháp thành lập công ty phần mềm phải đáp ứng điều kiện có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc nhóm đối tượng bị cấm thành lập doanh nghiệp phần mềm.

Trong trường hợp doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực liên quan đến thiết bị ghi âm, ghi hình hoặc các thiết bị ngụy trang, cần xin giấy phép xác nhận đáp ứng điều kiện về an ninh, trật tự theo quy định pháp luật.

Ngoài ra, công ty phải đăng ký ngành nghề kinh doanh phù hợp, đảm bảo đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật đối với ngành nghề đã lựa chọn. Cụ thể:

Xem thêm: Điều kiện thành lập công ty bán hàng online chi tiết nhất

Ưu đãi về thuế khi thành lập công ty phần mềm

Một là, nhằm mục đích khuyến khích phát triển công nghệ thông tin (không phân biệt là sản xuất hay kinh doanh) doanh nghiệp phần mềm không bị đánh thuế giá trị gia tăng (GTGT).

Hai là, lĩnh vực công nghệ thông tin được nhà nước ưu ái phát triển, vậy nên các công ty phần mềm sẽ được hưởng ưu đãi về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), cụ thể

*Ưu đãi thuế này không áp dụng cho doanh nghiệp mua bán phần mềm.

• Doanh nghiệp sẽ được miễn thuế thu nhập cá nhân trong từ năm 1 – năm 4.
• 9 năm tiếp theo (từ năm thứ 5 đến năm thứ 13) doanh nghiệp sẽ được giảm 50% thuế TNDN với thuế suất 10% (nộp 5%).
• Từ năm thứ 14 đến năm thứ 15: Áp dụng thuế suất ưu đãi 10% trong 15 năm.
• Từ năm thứ 16 trở đi: Doanh nghiệp thực hiện nộp thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo mức thuế suất thông thường.

Ba là, doanh nghiệp phần mềm sản xuất sẽ được miễn thuế nhập khẩu nguyên vật liệu, linh kiện phục vụ cho sản xuất phần mềm hoặc hàng hóa dù để tạo ra tài sản cố định.

Những thủ tục cần hoàn tất sau khi thành lập công ty phần mềm

Tiến hành góp vốn

• Thời hạn góp vốn đối sau khi thành lập công ty phần mềm là 90 ngày khi có có giấy phép đăng ký doanh nghiệp hợp lệ. Các thành viên có thể góp vốn dưới nhiều hình thức Việt Nam Đồng, ngoại tệ, vàng, quyền sử dụng đất, bí quyết…

Thông báo phát hành hóa đơn theo quy định.

• Theo quy định, doanh nghiệp cần phát hành hóa đơn, nếu không doanh nghiệp cần phải đặt mua hóa đơn từ cơ quan thuế để sử dụng.

Doanh nghiệp chú ý đóng thuế đầy đủ

• Một số loại thuế như thuế môn bài (đóng sau 30 ngày kể từ ngày mở công ty); thuế thu nhập cá nhân; thuế GTGT,…

Tuyển nhân viên kế toán

• Doanh nghiệp có thể thuê nhân sự kế toán hoặc sử dụng dịch vụ kế toán bên ngoài.

Công ty thực hiện kê khai thuế sớm.

• Để tránh bị xử phạt, doanh nghiệp cần kê khai thuế sau 30 ngày kể từ ngày công ty hoạt động.

Mua chữ ký số để đóng thuế online & đăng ký tài khoản ngân hàng

• Để đóng thuế trực tuyến doanh nghiệp cần chữ ký số và tài khoản ngân hàng để quá trình thực hiện diễn ra thuận lợi.

Xem thêm: Điều kiện thành lập công ty nội thất chi tiết bạn cần biết

Câu hỏi liên quan và các vấn đề thường gặp khi thành lập công ty phần mềm

Vốn điều lệ tối thiểu cần kê khai khi thành lập công ty phần mềm là bao nhiêu?

Không có quy định bắt buộc về mức vốn tối thiểu, nhưng doanh nghiệp nên kê khai vốn phù hợp với ngành nghề kinh doanh, quy mô và chiến lược phát triển.

Ngành nghề kinh doanh nào phù hợp với công ty phần mềm?

Các ngành nghề phổ biến bao gồm: sản xuất phần mềm, dịch vụ phần mềm, tư vấn và cung cấp giải pháp công nghệ thông tin. Nếu ngành nghề thuộc nhóm có điều kiện, cần đảm bảo đáp ứng các yêu cầu theo quy định pháp luật.

Làm thế nào để tối ưu hóa chi phí vận hành và tận dụng chính sách ưu đãi thuế khi thành lập công ty phần mềm?

Các doanh nghiệp phần mềm thường được hưởng thuế suất ưu đãi 10% trong 15 năm và miễn thuế trong 4 năm đầu. Tuy nhiên, cần đáp ứng đủ điều kiện để được công nhận là doanh nghiệp phần mềm, bao gồm việc đầu tư cho nghiên cứu, phát triển công nghệ và nhân sự chuyên môn cao.

Những thách thức nào doanh nghiệp phần mềm thường đối mặt trong việc tuyển dụng và giữ chân nhân tài công nghệ?

Ngành công nghệ thông tin đòi hỏi nguồn nhân lực chất lượng cao, nhưng sự cạnh tranh trên thị trường lao động rất lớn. Các doanh nghiệp cần có chiến lược thu hút nhân tài thông qua chính sách lương thưởng, môi trường làm việc sáng tạo, và cơ hội phát triển nghề nghiệp lâu dài.

Thành lập công ty phần mềm không chỉ là cơ hội để bạn khai thác tiềm năng của ngành công nghệ thông tin mà còn là bước đi chiến lược để khẳng định vị thế trên thị trường đầy cạnh tranh. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn nắm rõ các bước quan trọng, từ quy trình pháp lý, tối ưu hóa chính sách ưu đãi đến những chiến lược phát triển bền vững. W2O luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trên hành trình khởi tạo và phát triển doanh nghiệp thành công!