Bạn luôn nghĩ rằng nếu không họp thì công việc của bạn có thể được hoàn thành sớm hơn kế hoạch bạn đưa ra? W2O nghĩ những buổi họp không hề lấy đi thời gian của bạn, không những vậy, bạn có thể trao đổi, hòa nhập và chia sẻ với mọi người những gì bạn muốn đề xuất, thể hiện được suy nghĩ của bạn. Ngoài ra, cuộc họp thoải mái, không nặng nề còn phụ thuộc vào không gian phòng họp hợp lý.
Xu hướng tìm kiếm không gian phòng họp
Xu hướng tìm kiếm phòng họp của doanh nghiệp ngày càng cao với nhiều nhu cầu khác nhau. Tất cả nội thất đều được bày trí một cách hợp lý, sang trọng và hiện đại.
Thiết kế trong phòng họp cần thoáng đãng, điểm một chút cây xanh thiên nhiên vào phòng sẽ tạo cảm giác dễ chịu hơn, phòng họp cần được đặt tại những vị trí đẹp trong tổng thể công ty, doanh nghiệp, tốt hơn là có thể đặt ở những chỗ có thể nhìn thấy khung cảnh xung quanh và view xịn sò. Vì như vậy sẽ là cho không gian phòng họp sẽ cảm giác rộng hơn, dễ chịu hơn khi mỗi lần bước vào phòng họp.
Về ánh sáng phòng họp cần để mức độ sáng hợp lý, không quá chói cũng không quá âm u sẽ khiến cho người chọn phòng họp để tổ chức và người tham dự cảm thấy không được thoải mái về mắt của họ.
Nhu cầu không thể thiếu trong mỗi phòng họp mà doanh nghiệp đặt ra đó là các thiết bị cần cho một buổi họp: máy chiếu, màn hình chiếu, bàn ghế, bảng, viết,…. Bên cạnh đó cần có một lễ tân hỗ trợ trong suốt quá trình buổi họp diễn ra.
5 Quy tắc để có buổi họp chất lượng
Để có một buổi họp chất lượng, chuyên nghiệp, thu hút một phần nào đó phụ thuộc người tổ chức và sắp xếp buổi họp làm sao hợp lý nhất.
1. Chủ đề và mục tiêu của buổi họp
Người tổ chức và người thực thi tổ chức buổi họp cần phải có chủ đề chính cho buổi họp và gửi đến những thành viên tham dự trước khi buổi họp diễn ra. Việc này nhằm cho những thành viên tham gia xác định được lý do của buổi họp và họ có thể chuẩn bị những giấy tờ, tâm lý và những vấn đề họ gặp phải để có thể thảo luận trong buổi họp.
2. Xác định đối tượng phù hợp tham dự buổi họp
Một sự kiện hay một buổi gặp gỡ nào cũng vậy, đối tượng tham dự phải phù hợp với thời điểm đó để họ tham dự. Bạn không thể nào sắp xếp nhân viên bình thường tham dự một buổi họp hội đồng quản trị của doanh nghiệp. Hay bạn không thể nào sắp xếp nhân viên thử việc họp những vấn đề của các trưởng bộ phận,…
3. Bắt đầu và kết thúc đúng giờ
Cuộc họp nào cũng cần có thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc chính xác. Tránh trường hợp kéo dài thời gian hoặc thời gian không rõ ràng, xác định khiến người tham gia buổi họp cảm thấy mông lung, mơ hồ và có thể khiến họ khó chịu. Việc lên kế hoạch cho thời gian họp cũng cần khoa học và hợp lý.
Dù người tham gia hay là người tổ chức cuộc họp thì cũng cần biết trân trọng thời gian giờ giấc, tốt nhất là không nên đến họp muộn và cũng đừng chờ đợi một người nào đó đến muộn mà kéo dài thời gian bắt đầu muộn. Tất cả nên được diễn ra theo đúng thời gian thông báo trong lịch họp. Việc này sẽ làm người tham dự đúng giờ cảm thấy được tôn trọng và những người đến muộn sẽ cảm thấy ngại, rút kinh nghiệm không có lần sau nữa.
4. Không gian phòng họp
Bất kể buổi họp nào cũng cần một không gian thoải mái và chuyên nghiệp. Khi bước vào phòng họp, cả người tổ chức và người tham dự cũng sẽ cảm thấy dễ chịu, hào hứng, không bị tù túng, u ám trong không gian họp. Không gian phòng họp là yếu tố góp phần tạo nên một buổi họp thành công, vì nó có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tâm trạng người tham dự cuộc họp.
Nếu một không gian phòng họp quá chật hẹp, u tối, đèn không đủ sáng hay không phải một vị trí rộng rãi, thoải mái sẽ khiến người tham dự cảm thấy bực bội, cảm xúc không thăng hoa, ý tưởng không có và có thể xảy ra những suy nghĩ tiêu cực cho những vấn đề mà người khác trình bày hay đề xuất. Việc này khá nghiêm trọng và ảnh hưởng đến hiệu quả buổi họp.
Khi lựa chọn một phòng họp, bạn cần biết số lượng người tham dự và chọn lọc thật cẩn thận những không gian phù hợp cho số lượng tham dự một cách hợp lý, tốt nhất bạn nên trừ hao không gian để có thể dự bị chỗ ngồi nếu có phát sinh những điều không mong muốn.
Không những vậy, lựa chọn khu vực phòng họp để người đến tham dự có thể dễ dàng tìm kiếm, địa chỉ dễ nhớ là một điều cũng khá quan trọng. Việc di chuyển cũng có thể ảnh hưởng đến tâm lý người tham dự. Nếu bạn lựa chọn tại những khu vực khó tìm kiếm, người tham gia buổi họp thấy khó khăn để kiếm chỗ họp sẽ dẫn đến họ sẽ bị trễ thời gian không mong muốn, có thể gây ra sự bực bội và đánh giá thấp buổi họp đấy nhé.
5. Chủ đề mục tiêu cần được bám sát
Trong quá trình họp, cần đề ra những mục tiêu lớn, mục tiêu nhỏ để hướng đến trình bày, tránh lan man, vòng vo không đúng chủ đề làm người nghe khó hiểu, không hiểu và không tập trung. Người tham gia cũng cần chú ý để có những thắc mắc và câu hỏi để xây dựng buổi họp hiệu quả hơn.
Sau khi bàn luận, đề xuất, ý tưởng cho chủ đề thì cuối cùng cần phải tóm tắt, tổng hợp lại các ý chính, ý phụ để sau buổi họp có thể bắt tay vào thực hiện một cách tốt nhất để có hiệu suất công việc và đó cũng là hiệu quả của việc tổ chức cuộc họp.
Nơi lý tưởng cho bạn lựa chọn phòng họp – W2O
W2O là nhà cung cấp dịch vụ văn phòng, có kinh nghiệm nhiều năm về đáp ứng nhu cầu văn phòng và tổ chức thành công nhiều buổi họp cho nhiều doanh nghiệp lớn.
Đến với dịch vụ cho thuê phòng họp tại W2O, bạn sẽ tìm kiếm được không gian phòng họp phù hợp với nhu cầu của bạn vì có nhiều tiện ích vượt trội:
- Nhiều địa chỉ đắc địa, tòa nhà hạng A nằm ngay trung tâm thành phố
- Đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp, thành thạo ngoại ngữ, hỗ trợ nhiệt tình
- Tất cả các phòng họp đều được trang bị đầy đủ nhiều thiết bị: máy chiếu, màn hình chiếu, bàn ghế, trà, nước, máy in ấn, máy photocopy,…
- Phòng họp có thể chứa từ 4 – 30 người
- Tốc độ internet – wifi đường truyền mạnh và không giới hạn thiết bị kết nối
- Phòng ốc sang trọng, hệ thống máy lạnh cao cấp.
- Và còn hơn 20 tiện ích khác đợi bạn sử dụng dịch vụ thuê phòng họp tại W2O.
Liên hệ ngay W2O qua hotline: 0903009656 để được tư vấn miễn phí tất cả thắc mắc về dịch vụ văn phòng và thuê phòng họp tại thành phố Hồ Chính Minh.
>>> Mời bạn đọc thêm: Cho thuê văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh
