Ngày nay, trào lưu văn phòng 4.0 bùng nổ giúp các startup được tự do trong những lựa chọn thuê văn phòng. Không ai có thể phủ nhận các văn phòng 4.0 có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và chi phối ngân sách nội bộ. Vậy, ở thời đại với “hỗn hợp” quá nhiều các văn phòng 4.0, startup có thể chọn những mô hình nổi bật nào?
Thách thức của startup
Vòng đời chập chững – phát triển của một startup có thể kéo dài từ 1 đến 3 năm, có một số trường hợp lên đến 5-6 năm. Ở giai đoạn này, startup như con tằm ở trong kén, cần đủ dinh dưỡng, đủ vững vàng để bung cánh ra bên ngoài. Cũng chính vì thế, nguồn vốn để nuôi công ty là nguồn sống quyết định, chủ yếu được cung cấp bởi những người sáng lập startup. Khoản vốn này có hạn và là áp lực rất lớn cho các startup, buộc họ phải sử dụng một cách thông minh và tối ưu nhất có thể.
Đã có rất nhiều startup, chỉ vì không thể sử dụng và duy trì nguồn vốn ổn định, từ đó gây thiếu hụt ngân sách, dự án startup cũng tạm ngừng kinh doanh. Thách thức lớn nhất của startup nằm ở “Tiền đâu là đầu tiên”, không có tiền, không bảo vệ được dòng tiền, startup chỉ có nước thoái lui. Cũng vì vậy mà đại đa số các startup thường cân nhắc vấn đề: “Liệu tôi có thực sự cần các văn phòng 4.0 hay không, văn phòng 4.0 nào phù hợp với chúng tôi?”
Tầm quan trọng của các văn phòng 4.0
Việc lựa chọn làm việc tại các văn phòng 4.0 giúp startup khắc phục được những nhược điểm của một doanh nghiệp hoạt động không chuyên. Nếu startup không chọn được một văn phòng 4.0, tình hình hoạt động của họ sẽ gặp các trở ngại sau:
- Thiếu không gian làm việc, tiện nghi không đáp ứng được nhu cầu: Đa phần các startup đều chọn hoạt động tại nhà, setup, bố trí bàn ghế và cho tập thể làm việc ngay tại nhà của mình. Song, điều này có thể ảnh hưởng đến cả sinh hoạt thường ngày và chất lượng công việc nếu không có sự sắp xếp không gian hợp lý.
- “Mất điểm” trong mắt đối tác: Tìm được một nhà đầu tư chịu rót vốn để tiếp tục hoạt động là ước mơ của rất nhiều startup. Song, việc không có một địa chỉ/hình thức văn phòng cụ thể khi hẹn gặp đối tác khiến startup bị mất cảm tình đi rất nhiều.
- Khó quản lý hệ thống đội nhóm/nhân viên: Các nhân viên của satrtup chủ yếu hoạt động từ xa vì chỗ ngồi làm việc tại nhà chung không đáp ứng đủ nhu cầu của họ. Cũng vì vậy mà chủ startup khó lòng quan sát, quản lý và nắm được hoạt động nhân viên của mình.
Gợi ý các văn phòng 4.0 tối ưu cho Startup
1. Văn phòng ảo
Văn phòng ảo là hình thức chủ tòa nhà cho startup thuê một địa chỉ kinh doanh đắc địa hợp pháp và địa điểm tiếp nhận thông tin liên lạc thường trực. Mô hình văn phòng này còn được gọi là văn phòng 0m2 bởi không cần phải có các diện tích sử dụng thực tế. Thay vào đó, người thuê văn phòng ảo có thể linh hoạt trong cả thời gian và không gian làm việc. Startup có thể tận dụng địa chỉ đẹp của văn phòng ảo để hẹn gặp giao dịch cùng đối tác/khách hàng, góp phần tăng độ uy tín và chuyên nghiệp của mình.
Sử dụng mô hình văn phòng ảo, các doanh nghiệp cần lựa chọn cho mình nhà cung cấp uy tín, có khả năng linh hoạt giải quyết các vấn đề cho doanh nghiệp một cách mượt mà. Đặc biệt, những khu vực trung tâm thành phố, nơi mà đối tác/khách hàng của bạn có thể tìm kiếm và di chuyển đến doanh nghiệp bạn một cách dễ dàng. Việc đặt địa chỉ doanh nghiệp ở những vị trí đắc địa còn giúp tăng độ uy tín và nâng cao giá trị thương hiệu doanh nghiệp của bạn.
W2O gợi ý cho bạn một số khu vực trung tâm để đặt bảng hiệu doanh nghiệp: văn phòng ảo quận 1, văn phòng ảo Thủ Đức, Văn phòng ảo quận Bình Thạnh, văn phòng ảo quận Phú Nhuận,… và còn nhiều khu vực quận đắc địa khác.
Bên cạnh đó, văn phòng ảo còn tích hợp vô vàn tiện ích như: quầy lễ tân, hệ thống an ninh, số fax, email, số điện thoại, phòng khách và phòng họp… Chính văn phòng ảo là lựa chọn tuyệt vời cho những Startup đề cao tính tự do, linh hoạt trong hoạt động và thời gian làm việc. Đặc điểm chính của các văn phòng 4.0 – văn phòng ảo là:
- Nhân viên linh động chọn thời gian/địa điểm làm việc, góp phần tăng hứng khởi và hứng thú cho công việc.
- Cung cấp cho các startup một địa chỉ giao dịch tuyệt đẹp, trang bị một diện mạo đẳng cấp, và tác phong chuyên nghiệp để nâng tầm hình ảnh công ty.
- Tiết kiệm và tập trung tối đa chi phí cho những công việc quan trọng. Không cần lo lắng và dự trù chi phí phát sinh đến các công việc khác như: lễ tân, kế toán, kê khai thuế thu nhập, an ninh…
2. Văn phòng chia sẻ
Văn phòng chia sẻ là mô hình văn phòng mở cung cấp đầy đủ tiện ích như một văn phòng thực thụ. Ở đây cho phép các khách hàng cùng sở hữu chung những không gian và dịch vụ, đồng thời cùng nhau chia sẻ các khoản phí để tiết kiệm tối đa ngân sách hoạt động. Mô hình này đặc biệt phù hợp với những startup cần mạng lưới xã hội mạnh mẽ để kết nối và tăng độ diện diện thương hiệu. Mô hình các văn phòng 4.0 chia sẻ chính là sự hòa hợp của hai yếu tố: tiện ích cá nhân và hệ sinh thái cộng đồng với những điểm nổi bật sau:
- Các startup thoải mái dùng chung một số những tiện ích như: máy in, nhà bếp, phòng họp, phòng khách… với timeline sử dụng được chia rõ ràng, cách vận hành như một văn phòng thực thụ.
- Chi phí thuê dịch vụ linh hoạt, cực kì tiết kiệm. Tổng tiền được tính dựa theo gói dịch vụ mà phía Startup sử dụng, các gói từ 3 ngày cho đến 3 năm.
- Mở rộng mối quan hệ, tăng cường kết nối với hệ sinh thái chia sẻ. Chính vì có nhiều startup sử dụng chung mặt bằng, do đó các cá nhân có cơ hội giao lưu, trao đổi và liên lạc với nhau. Từ đó là tiền đề để rất nhiều mối quan hệ làm ăn tốt đẹp được “nảy mầm”.
3. Văn phòng trọn gói
Ở các văn phòng 4.0 trọn gói, mô hình này cung cấp diện tích văn phòng hoạt động riêng biệt cho startup. Bên trong văn phòng trọn gói được tích hợp nhiều trang thiết bị như máy in, photocopy… đồng thời, các khách hàng được thoải mái sử dụng phòng họp, phòng tiếp khách, hệ thống lễ tân… Những startup cần sự riêng tư, bảo mật và tăng cảm giác về một văn phòng thực thụ thì việc chọn thuê văn phòng trọn gói là lựa tối ưu nhất. Các hình thức chỗ ngồi trọn gói có một số đặc điểm sau:
- Đa phần là những văn phòng trọn gói cho thuê có diện tích nhỏ gọn, song được tích hợp đầy đủ tiện ích, đảm bảo tiện nghi và bảo mật cho doanh nghiệp.
- Tại văn phòng trọn gói có cung cấp dịch vụ phụ trợ từ A đến Z cho doanh nghiệp: dịch vụ đăng ký giấy phép kinh doanh, dịch vụ kế toán, bảo hộ thương hiệu,…
- Không phải ký hợp đồng dài hạn như các văn phòng truyền thống, tại mô hình này, các startup có thể ký hợp đồng theo quý/năm, hoặc theo thỏa thuận.
Ở trên là các văn phòng 4.0 như: văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ và văn phòng trọn gói phù hợp với startup và bối cảnh công nghệ 4.0. Dựa vào đặc điểm kinh doanh, giới hạn ngân sách và mục tiêu thị trường của mỗi startup mà họ có thể cân nhắc chọn hình thức văn phòng thích hợp. Nếu bạn quan tâm đến mô hình văn phòng 4.0, hãy gọi ngay cho hotine của công ty cổ phần W2O chúng tôi 0932 678 626 – 028 6288 3088 để được tư vấn và báo giá chi tiết bạn nhé!
>>> Mời bạn đọc thêm: Đâu cũng là nơi làm việc với văn phòng 0m2
